Nepriklausoma išlaidų sąmata reiškia profesionalų, niekaip nesusijusių su organizacija ar projektu, paslaugų įtraukimą, siekiant atlikti išsamią siūlomo projekto išlaidų sąmatą. Pagrindinė projekto sąnaudų įvertinimo nepriklausomų sąmatininkų naudojimo idėja yra gauti objektyvų siūlomo projekto išlaidų vaizdą. Kita nepriklausomos išlaidų sąmatos funkcija arba panaudojimas yra skaidrumo tikslais. Darant prielaidą, kad bendrovė savo akcininkams rengia projekto išlaidų ataskaitą, ji gali nuspręsti pasitelkti nepriklausomus specialistus, o ne vidinius vertintojus, kad įneštų daugiau skaidrumo į visą procesą.
Asmuo taip pat gali gauti nepriklausomą išlaidų sąmatą kaip rizikos ribojimo priemonę vykdydamas projektą. Darant prielaidą, kad statybos įmonė gavo namo statybos sutartį, statybų bendrovė pateiks užsakovui sąmatą, kiek kainuos projektas. Toks klientas gali sudaryti sutartį su nepriklausoma šalimi, kad ji sudarytų nepriklausomą išlaidų sąmatą, kuri bus palyginimo ir analizės pagrindas. Tokios sąmatos rezultatas gali būti maždaug toks pat kaip ir statybos įmonės pateiktoje sąmatoje, tokiu atveju užsakovas gali nuspręsti tęsti projektą. Jei statybos įmonės pateiktos sąmatos ir nepriklausomos sąmatos skirtumai yra per dideli, klientas gali nuspręsti iš naujo derėtis su statybų bendrove dėl projekto kainos sumažinimo arba ieškoti kitos statybos įmonės. su labiau pagrįsta sąnaudų sąmata.
Kai įmonė, turinti daug akcininkų, bando imtis naujo, nemažo projekto, jai gali tekti atlikti nepriklausomą išlaidų sąmatą, kad visas procesas būtų atviresnis ir atskaitingesnis akcininkams. Pavyzdžiui, jei daug akcininkų turinti valstybinė įmonė, vykdydama globalizacijos procesą, nuspręs statyti naują gamyklą Japonijoje, ji turės gauti nepriklausomą sąnaudų sąmatą, kad akcininkai būtų įsitikinę, jog viskas yra virš borto. Šie nepriklausomi vertintojai pateiks savo projekto vertinimą pagal daugybę iš anksto nustatytų kriterijų, įskaitant tokius veiksnius kaip logistika, darbo jėga, vietos sąnaudos, dizainas ir kiti. Toks nepriklausomas išlaidų įvertinimas galiausiai turės didesnę vertę nei bet koks vidinių sąmatininkų atliktas sąmatas.