Sutarčių valdymas yra įtemptas procesas, reikalaujantis dėmesio detalėms ir gebėjimo apdoroti informaciją iš įvairių projekto dalių, siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi sutarties reikalavimų. Kai kurias iš geriausių sėkmingų sutarčių vadovų naudojamų strategijų galima apibendrinti kaip sisteminti, sekti, įvertinti ir atpažinti (STAR). Naudojant kai kurias strategijas, kurios patenka į šias kategorijas, supaprastinsite administravimą ir padėsite sutarties vadovui išvengti akivaizdžiausių spąstų.
Vadovai turėtų susisteminti sutarties administravimą. Sukurkite unikalią sistemą naudodami tinkintą duomenų bazę, skirtą informacijai tvarkyti, arba nusipirkite komercinį programinės įrangos paketą sutarčių valdymui. Visi atitinkami dokumentai turi būti pateikti tiek elektroniniu, tiek popieriniu būdu. Raskite patogų būdą prijungti kontaktus ir korespondenciją prie atitinkamos sutarties. Tikslas – sukurti pakartojamą sutarčių administravimo procesą, kurį galėtų naudoti įvairios aplinkybės ir skirtingi žmonės.
Gairės, rezultatai ir išlaidos turėtų būti stebimi tiksliai. Šios trys kategorijos yra sutarčių valdymo esmė. Gaires reikėtų pažymėti kaip įvykius kalendoriuje su įspėjimais, kad būtų lengviau juos atsiminti. Rezultatai turėtų būti apibrėžti ir stebimi naudojant ataskaitų teikimo sistemą, kuri renka informaciją iš projekte dirbančių darbuotojų ir sujungia ją į rašytinį įrodymą, kad rezultatas buvo įvykdytas. Išlaidos turėtų būti stebimos ir kuo dažniau atitinka projekto biudžetą.
Taip pat svarbu asmeniškai įvertinti projekto statusą, susijusį su sutartimi. Užmezgus glaudžius ryšius su projekto vadovu ir svarbiausiais pagal sutartį paskirtais darbuotojais, jie gali būti labiau įtraukti, kad būtų teisingi apie darbo statusą. Taip pat reikėtų atlikti apsilankymus vietoje, kad būtų pateiktas būdas patvirtinti projekto būseną. Profesionalus ir nuoseklus bendravimas su visomis projekto suinteresuotosiomis šalimis, ypač su aukštesne vadovybe ir kontaktais su klientais, padės užtikrinti, kad visi aiškiai suprastų projekto būseną. Paprastai naudinga sukurti projekto atnaujinimą arba naujienlaiškį, kuris platinamas reguliariai.
Visi projektai gali nukrypti nuo bėgių, o svarbiausia yra tai atpažinti prieš tai įvykstant. Įdiegus gerą sutarčių valdymo sistemą, pradės pasirodyti raudonos vėliavėlės, susijusios su etapais, rezultatais ir išlaidomis. Jei santykiai su linijos darbuotojais stiprūs, kils triukšmas dėl problemų vietoje. Bet kokie rūpesčiai turėtų būti įtraukti į įprastą komunikacijos srautą, o vadovybė turėtų būti informuota. Visose sutartyse nustatyta nenumatytų aplinkybių sprendimo procedūra, o prašymai pakeisti sutartis turėtų būti pateikti prieš iškylant krizei.