Ieškodami geriausios bendradarbiavimo platformos įvertinkite savo poreikius ir lūkesčius dėl programinės įrangos. Dauguma bendradarbiavimo platformų siūlo pagrindines komunikacijos funkcijas, duomenų saugojimą, dalijimąsi failais, trikčių šalinimo įrankius ir konferencijų priemones. Taip pat reikėtų atsižvelgti į greitį, naudojimo paprastumą, papildomas funkcijas ir susijusias išlaidas.
Trys pagrindinės ir svarbiausios bet kurios bendradarbiavimo platformos funkcijos yra centralizuota duomenų saugykla, komunikacijos įrankiai ir trikčių šalinimo įrankiai. Centralizuotas duomenų saugojimas pašalina poreikį kiekvienam bendradarbiui saugoti duomenis savo kompiuteryje ir padeda duomenims išlikti nuosekliems ir atnaujinti. Tiesioginis failų bendrinimas yra dar viena naudinga funkcija, leidžianti bendradarbiams lengvai bendrinti dokumentus ar skaičiuokles grupėje.
Ryšio įrankiai gali apimti tokias funkcijas kaip žiniatinklio konferencijos, grupiniai ar privatūs susitikimai, balso per internetą protokolas (VOIP), el. paštas arba momentinių pranešimų sistemos. Tiesioginis srautinis vaizdo įrašas yra labai efektyvus konferencijoms ar internetiniams susitikimams, o kai kurios bendradarbiavimo platformos siūlo virtualios lentos demonstravimui funkciją. Taip pat gali tekti pašalinti bendradarbį iš susitikimo, o kai kurios platformos leis tai padaryti.
Trikčių šalinimo įrankiai yra svarbūs užtikrinant, kad visi bendradarbiai greitai ir lengvai išspręstų problemas. Kai kuriose platformose yra integruota pagalbos skiltis, kurią gali pasiekti bet kuris grupės bendradarbis. Ši funkcija padeda sumažinti profesionalų ar išorės paslaugų naudojimą ir gali sutaupyti laiko bei pinigų.
Bendradarbiavimo platformos gali būti įvairių formų ir gali būti vietiniame kompiuteryje įdiegta programinė įranga arba diegimas, paleistas iš nuotolinio serverio. Kai kurios platformos yra pagrįstos internetu, o bendradarbiai gali pasiekti platformą naudodami vartotojo vardą ir slaptažodį. Pasirinkta platforma ar diegimo tipas gali turėti įtakos greičiui ir platformos veikimui. Greitis yra svarbus veiksnys, nes vėluojantis arba lėtas veikimas gali sukelti problemų žiniatinklio konferencijų ar VOIP naudojimo metu.
Kai kuriais atvejais gali prireikti, kad profesionalas sukurtų arba sukurtų jums bendradarbiavimo platformą. Tokiu atveju būtų protinga išsiaiškinti, ar paslaugų teikėjas taip pat siūlo mokymus komandos nariams, naudojantiems bendradarbiavimo platformą, nes tai padės komandai suprasti, kaip platforma veikia, ir nuo pat pradžių užtikrins optimalų produktyvumą. Daugumą platformų naudoti gana paprasta, tačiau įvairiose platformose funkcijos ir funkcijos labai skiriasi, todėl gali praeiti šiek tiek laiko, kol bendradarbiai supras sistemą.
Paskutinis svarstymas būtų, ar norėtumėte naudoti atvirojo kodo programinę įrangą, ar patentuotą programinę įrangą. Jei turite ribotą biudžetą, atvirojo kodo programinė įranga yra geriausias pasirinkimas, nes šiuos paketus galite įsigyti nemokamai. Dauguma šių paketų siūlo pagrindines reikalingas funkcijas, tačiau jei jums reikia papildomų funkcijų, jums gali būti naudinga pasirinkti mokamą programinės įrangos paketą.