Galite atlikti spragų analizę nustatydami dabartinę būseną, pagrįstą sėkmės rodikliu, nuspręsdami dėl būsimo sėkmės lygio ir išsiaiškindami veiksmus, kurių reikia imtis, kad tai pasiektumėte. Analizė dažnai naudojama verslo kontekste kaip strateginio planavimo proceso dalis. Bet kokiame kontekste spragų analizė galiausiai yra būdas įvertinti faktinį našumą ir galimą našumą. Apibrėžus našumo atotrūkį, funkcinė analizė pereina prie įvairių metodų, kad būtų panaikintas trūkumas.
Spragų analizė gali būti taikoma visai įmonei, konkrečiam skyriui, produktui ar procesui. Jis gali būti naudojamas bet kokiame įprastame verslo kontekste arba bet kokiame kontekste, kur yra standartinė priemonė, kurią reikia tobulinti. Pavyzdžiui, įmonė gali analizuoti esamą produkto įsiskverbimą į rinką, palyginti su pageidaujamu būsimos skverbties lygiu. Palyginimui, mokykla gali analizuoti dabartinės veiklos sėkmę pagal kriterijus, kuriuos mokykla turi atitikti, kad pasiektų tam tikrus standartus.
Bet kuriuo atveju pirmasis žingsnis atliekant spragų analizę yra našumo matavimo nustatymas. Įmonė gali naudoti bet kokią išmatuojamą statistiką, pvz., pelningumą, rinkos dalį ar pardavimų lygį. Mokyklos gali naudoti akademinius rodiklius, tokius kaip standartizuoti testų rezultatai, baigimo rodikliai arba matematikos ir skaitymo įgūdžių lygiai. Veiklos rodiklis naudojamas esamai arba faktinei padėties nustatymui.
Kitas spragų analizės žingsnis yra nustatyti laikotarpį, per kurį bus matuojamas pokytis. Pavyzdžiui, įmonė gali naudoti bendrąjį pelno maržą kaip savo veiklos rodiklį. Tada ji nusprendžia, po kiek metų ateityje nori numatyti galimą našumą. Šis laikotarpis bus individualus kiekvienai situacijai. Verslui tai gali priklausyti nuo įmonės atsargų apyvartos, o mokykla gali naudoti mokslo metus arba valdymo organo nustatytą laikotarpį.
Trečia, nustatykite, kokį našumo lygį tikitės pasiekti iki laikotarpio pabaigos. Tai, kuo tai skiriasi nuo paprasčiausio tikslų ir uždavinių nustatymo svajonių vakuume, yra strateginė konkurencinės tikimybės analizė. Spragų analizė yra svarbi tik tuo atveju, jei pirmiausia nustatote, kad tam tikra būsena yra pagrįstai pasiekiama remiantis rinkos sąlygomis arba turėtų būti pasiekiama remiantis nustatytais standartais. Tai veikia remiantis prielaida, kad yra veiklos trūkumų, kuriuos reikia taisyti, arba verslo galimybių, kurias dar reikia ištirti.
Galiausiai nustatykite veiksmus, kurių reikia norint užpildyti spragą. Šie žingsniai paprastai patenka į strateginę arba taktinę kategoriją. Pavyzdžiui, strateginis planas, kaip užpildyti produkto rinkos dalies spragą, bus sutelktas į rinkos plėtros, skverbties ir diversifikacijos teorijas. Taktinis planas bus sutelktas į konkrečias veiklas, tokias kaip kainos punkto keitimas, akcijos vykdymas arba produkto pateikimas naujose prekybos vietose.