Daugelis iš mūsų patenka į spąstus manydami, kad galime prisiminti kiekvieną projekto žingsnį arba viską, ko mums prireiks atostogoms. Tiesą sakant, kontrolinio sąrašo naudojimas gali būti protingiausias dalykas, kurį galime padaryti patys. Ne visada lengva prisiminti 30 skirtingų bakalėjos prekių ar visus įmantraus deserto paruošimo veiksmus. Tačiau naudodami kontrolinį sąrašą galime turėti nuolatinį savo poreikių įrašą, paprastai tokia tvarka, kurią lengva sekti. Naudojant kontrolinį sąrašą, reikia atsiminti keletą dalykų.
Vienas patarimas, kaip efektyviai naudoti kontrolinį sąrašą, yra sukurti nuoseklų rašymo stilių. Pavyzdžiui, jei naudojate kontrolinį sąrašą procesui stebėti, naudokite užbaigtus sakinius arba bent jau daiktavardžių/veiksmažodžių derinius. Kiekvienas kontrolinio sąrašo elementas turi atitikti visus kitus elementus:
1. Išimkite lagaminą iš spintos.
2. Supakuokite apatinius ir kojines.
3. Raskite skutimosi rinkinį.
4. Sulenkite marškinius ir kelnes.
5. Uždarykite lagaminą.
Visi šie daiktai atitinka vienas kitą savo stiliumi. Pagalvokite, kaip gali kilti painiavos, jei naudotumėte tokį kontrolinį sąrašą:
1. Lagaminas spintoje
2. Kojinės
3. Raskite rinkinį (skutimosi)
4. Marškiniai, kelnės. Sulankstytas?
5. Dabar lagaminas uždarytas.
Kai atskiri veiksmai nėra nuoseklūs ir paaiškinami, naudoti kontrolinį sąrašą tampa daug sunkiau. Jei rašote kontrolinį sąrašą kam nors kitam, pavyzdžiui, namų šeimininkei ar kaimynui, ypač svarbu būti aiškiai ir nuosekliai.
Kitas patarimas, kaip naudoti kontrolinį sąrašą, yra galimybė perbraukti elementus, kai jie atliekami. Naudojant kontrolinį sąrašą, kuriame yra daug instrukcijų ar elementų, gali būti labai lengva pasiklysti. Kartais ilgą kontrolinį sąrašą galima atlikti tik etapais arba tam tikram veiksmui atlikti gali prireikti valandų. Visada turėtų būti būdas pažymėti užbaigtus elementus arba bent jau pažymėti sustojimo tašką. Naudojant kontrolinį sąrašą, kiekvienam turi būti aišku, kurie veiksmai buvo atlikti, o kurie ne.
Apsipirkimui naudojant kontrolinį sąrašą, gali būti naudinga pažymėti, kurios prekės yra būtinos, o kurios – neprivalomos. Žvaigždutė šalia svarbių prekių gali leisti kitam vartotojui apsipirkti priimti geresnius sprendimus. Jei iškyla biudžeto sudarymo problema, gali būti labai naudingas bakalėjos kontrolinis sąrašas su aiškiai pažymėtais prioritetais. Tas pats pasakytina ir naudojant „pasidaryk pats“ projekto kontrolinį sąrašą. Privalomi ir pasirenkami veiksmai gali būti pažymėti, jei laikas ar pinigai tampa veiksniu.
Daugelis žmonių sudaro pirkinių sąrašą arba darbų sąrašą, kai atsiranda poreikis, bet nebūtinai efektyviausia tvarka. Naudojant kontrolinį sąrašą, tai gali padėti sutvarkyti elementus pagal pagrindinį planą. Apsipirkdami bakalėjos prekes, sudarykite kontrolinį sąrašą taip, kad jis atitiktų jūsų įprastą maršrutą per parduotuvės praėjimus. Pradėkite nuo pirmojo skyriaus, kurį pasieksite, ir dirbkite iš ten. Kontrolinis sąrašas turėtų būti logiškai išdėstytas, kad būtų išvengta per daug atsitraukimų ar praleidimų. Naudodami namų ruošos darbų kontrolinį sąrašą, apsvarstykite, kiek laiko užtruks kiekviena užduotis. Pirmiausia atmetus mažiausiai laiko reikalaujančius darbus, gali atsilikti daugiau laiko ilgesniems darbams, arba galite vengti pjauti veją karščiausiu dienos metu arba laistyti sodą per vėlai vakare.
Naudojant kontrolinį sąrašą dažnai verta atidžiai perskaityti visus elementus. Gali būti keletas papildomų įrankių ar sudedamųjų dalių, reikalingų vėlesnei užduočiai sąraše atlikti. Taip pat gali kilti problemų dėl iš dalies užbaigto projekto saugojimo. Kontrolinis sąrašas yra toks sutvarkytas, kaip jį sukūręs asmuo, todėl kurdami stenkitės būti kuo kruopštesni ir tikslesni. Jei kontrolinį sąrašą parašė kas nors kitas, įsitikinkite, kad visiškai suprantate santrumpas, kodus ar techninį žargoną, kurį jis ar ji gali naudoti.