Darbo eigos duomenų bazė yra vieta, skirta kurti, peržiūrėti ir reklamuoti sistemos darbus. Paprastai jis naudojamas projektui su keliais vartotojais valdyti bendroje virtualioje darbo vietoje arba centralizuotame įrankyje. Kai sukuriama duomenų ar dokumentų dalis ir ji perkeliama per kūrimo ir patvirtinimo sistemą prieš pristatymą klientui, darbo eigos duomenų bazė gali būti ypač naudinga tvarkant užduotis ir stebint kiekvieno etapo terminus.
Apskritai duomenų bazė gali būti informacijos saugojimo vieta. Nesvarbu, ar duomenys yra daug mažų informacijos dalių, susijungiančių į didesnę sistemą, ar viena didelė plėtra, reikalaujanti kelių įvesties, darbo eigos duomenų bazė suteikia galimybę sąveikauti su duomenimis. Kartais duomenų bazė yra tik informacijos paieškos įrankis, tačiau naudojant darbo eigą, ji gali tapti pagrindine įmonės ar projekto erdve.
Užduočių vykdymas darbo eigos duomenų bazėje dažnai prasideda įvertinus projektų poreikius, nustatant tuos, kuriems reikia prieigos prie konkrečių funkcijų, ir sukūrus tikrąją duomenų bazę. Paprastai bet kokios tradicinės darbo eigos sistemos yra įdiegtos įmonėje, gali būti perkeltos į kompiuterio platformą. Jei, pavyzdžiui, aparatinės įrangos projektavimo brėžinys arba programinės įrangos dalis buvo sukurta individualiame asmeniniame kompiuteryje ir tada patalpinta į bendrą vietą įmonės tinkle, darbo eigos duomenų bazėje tą patį brėžinį būtų galima sukurti ir įdėti į darbo sritį, panašią į bendras diskas. Tie, kurie turi leidimą prisijungti prie srities, gali peržiūrėti piešinį arba juo manipuliuoti.
Kai duomenų dalis juda per sistemą, kad būtų galima ją papildyti ir tobulinti, o dažnai ir integruoti į didesnį produktą, daliai perkelti galima naudoti darbo eigos duomenų bazę. Centrinėje šiukšliadėžėje arba aplanke gali būti vartotojų, kurių kiekvienas turi atlikti užduotį, kad užbaigtų gaminį, vardai. Kai duomenys inicijuojami, jie gali būti grąžinti į pagrindinę darbo eigos sritį ir priskirti kitam asmeniui, kuris su jais dirbs. Šis asmuo arba skyrius atliks reikiamus atnaujinimus ir patikrins duomenis, kad būtų galima priskirti kitam darbuotojui, kuris gali patvirtinti duomenis ir įdėti juos į kitą duomenų bazės sritį.
Kaip bendrą sistemą, darbo eigos duomenų bazė gali būti naudojama kuriant pirmąją elemento versiją arba iteraciją ir gali tęsti elementą iki pat parašo patvirtinimo proceso, jei reikia užbaigti. Žvelgiant į pagrindinę darbo eigos organizacinę struktūrą, galima matyti suskirstymą, panašų į popierinės projekto santraukos ir apžvalgos aprašą. Kūrimo etapai, pristatymo įmonės viduje ir klientams terminai bei atsakingi asmenys iki užbaigimo dažnai sudaro darbo eigos duomenų bazės pagrindinio puslapio sąsają. Tada atskiri vartotojai gauna pranešimus arba patikrina, ar jų kompiuteriuose yra užduočių, kad gautų darbą ir atliktų užduotis siekdami bendro darbo tikslo.