Darbo eiga yra vieno ar kelių žmonių atliekamų veiksmų seka, kuri buvo sukurta taip, kad procesas būtų kuo veiksmingesnis ir lengvesnis. Geriausia darbo eigos programinė įranga gali būti vienas iš dviejų skirtingų dalykų. Viena vertus, darbo eigos programinė įranga gali būti programinė įranga, kuri yra pranašesnė, nes padeda kurti, stebėti ir tobulinti organizacijos darbo eigą. Arba tai gali būti programinės įrangos programa arba paketas, sukurtas taip, kad suderinamumas būtų toks geras, kad dėl apgalvoto dizaino darbo eiga tampa sklandi ir supaprastinta. Norint pasirinkti geriausią dviejų skirtingų tipų darbo eigos programinę įrangą, reikia skirtingų požiūrių.
Pirmojo tipo darbo eigos programinė įranga taip pat gali būti verslo procesų valdymo (BPM) arba projektų valdymo programinės įrangos (PMS) programinė įranga. Šie programinės įrangos paketai yra platūs, o darbo eiga yra tik dalis to, kam jie skirti. Todėl norėdami pasirinkti geriausią, turėsite ištirti, kuris iš jų suteikia jums reikalingą gydymą. Funkcijos, į kurias reikia atsižvelgti, apima tinkamumą jūsų tikslams, nesvarbu, ar tai patentuota, ar atvirojo kodo, dizainas ir kaina. Tikriausiai verta patikrinti funkcijas, ne tik darbo eigą, kad sužinotumėte, ar jos gali būti naudingos kituose jūsų verslo aspektuose.
Antrojo tipo darbo eigos programinė įranga yra arba atskira programa, sukurta siekiant suderinamumo, arba rinkinys, kuris yra gerai suprojektuotas ir atlieka tai, ko jums reikia. Pirmojo pavyzdys būtų architektūrinė programinė įranga, galinti importuoti visus galimus failus, kurių jums gali prireikti, ir eksportuoti visų tipų failus, kuriuos galbūt norėsite naudoti savo įmonėje arba bendrinti su klientais. Programinės įrangos produktas, turintis mažiau importavimo ir eksporto pasirinkimų, apsunkintų darbo eigą, nes norint išlaikyti darbo eigą, darbas turi būti konvertuojamas į kitą programą, nuskaitytas arba iš naujo įvestas.
Programinės įrangos rinkinio, kuris užtikrintų geriausią darbo eigą, pavyzdys galėtų būti integruota rašymo ir redagavimo programinė įranga su atitinkama maketavimo programine įranga. Gerai suprojektuotas duetas palengvins sklandų ir atnaujintą kopiją. Taip pat būtų lengva koreguoti išdėstymą ir matyti atliktus pakeitimus neprarandant ankstesnių dizainų, taip pat būtų lengviau redaguoti medžiagą, kad ji tilptų. Renkantis tokio tipo programinę įrangą, reikia planuoti visos darbo eigos poreikius ir apsvarstyti juos visus kartu.