Pranešimas spaudai yra skirtas perduoti informaciją apie artėjantį ar vykstantį įvykį arba padaryti kitokį pareiškimą žiniasklaidai. Rašydami pranešimą spaudai atminkite, kad daugelis žiniasklaidos šaltinių kiekvieną dieną gauna daug pranešimų spaudai, todėl svarbu, kad informacija būtų glausta, įdomi ir tiksli. Pranešimas spaudai yra kabliukas, o gerai parašytas faktinis pranešimas sukels teigiamą viešumą. Rašant pranešimą spaudai, yra puiki mintis pagalvoti apie žurnalisto mintis ir įsitikinti, kad atitinkama informacija yra aiškiai išdėstyta ir nėra per daug reklaminė.
Bendrosios pranešimo spaudai formatavimo taisyklės apima aiškiai įskaitomo, švaraus šrifto, pvz., Times New Roman ar Arial, naudojimą, tinkamo dydžio nustatymą ir dvigubą tarpą. „PRANEŠIMAS SPAUDAI“ turėtų būti centre ir parašytas pusjuodžiu šriftu dokumento viršuje, kad atsainus žvilgsnis atskleistų bendravimo pobūdį. Pranešimas spaudai visada turi būti išsiųstas ant įmonės firminio blanko, o kontaktinė informacija nurodyta viršuje ir apačioje. Jei įmonės firminio blanko nėra, reikia pridėti įmonės logotipą, kad dokumentas būtų aiškiai oficialus pranešimas. Pranešimuose spaudai visada reikia patikrinti, ar juose nėra rašybos ir gramatinių klaidų, siekiant užtikrinti, kad jie padarytų teigiamą įspūdį gavėjui.
Pranešime spaudai lengvai prieinama informacija pateikiama. Pranešime spaudai turėtų būti trumpa antraštė, panašiai kaip laikraščio antraštė. Antraštė – tai galimybė patraukti žurnalistą ir paskatinti jo susidomėjimą likusiu turiniu. Laikykite trumpą, informatyvų ir įdomų. „Susipažinkite su žinomu autoriumi Howardu Zinnu per kokteilių priėmimą gruodžio 16 d.“ nėra gera antraštė, nes ji per daug žodžių; „Esate pakviesti į priėmimą su Howardu Zinnu“ yra geriau.
Po antraštės, pirmoje pastraipoje turėtų būti išsamiai aprašytas pranešimas spaudai, kas, ką, kur, kada, kodėl ir kaip. Ši pranešimo spaudai dalis yra tinkama mūsų pavyzdžio skiltis, kurioje išsamiai aprašoma, kad renginys yra kokteilių priėmimas Hooverio bibliotekoje antradienį 7:00. Sudominkite skaitytoją, kad jis susidomėtų daugiau, įtraukta į antrąją pastraipą. Mūsų pavyzdyje antroje pastraipoje gali būti išsamiai aprašyti Howardo Zinno įgaliojimai, priėmimo priežastis ir kita informacija, papildanti ataskaitą. Galiausiai užbaikite trumpa pastraipa, kuri užbaigia leidimą ir pakartoja susijusią informaciją.