Kompetencijos programinė įranga yra bet kokia kompiuterinė programa, kurią naudoja įmonės ar kitos organizacijos samdant ir įdarbinant. Nors šios rūšies programinė įranga paprastai siejama su žmogiškaisiais ištekliais (HR), ją gali naudoti bet kuris skyrius, suinteresuotas optimizuoti darbuotojų ar komandos narių veiklą ir efektyvumą. Apskritai, yra dviejų tipų kompetencijos programinė įranga. Pirmasis padeda įdarbinimo procese, leidžiantis personalo atstovams suderinti kandidatus su pareigybių aprašymais. Antrojo tipo kompetencijų programinė įranga skirta mokyti naujus darbuotojus mokytis apie savo darbą.
Našumo gerinimas yra pagrindinis kompetencijos programinės įrangos rūpestis. Vadovai ar komandos vadovai gali nuspręsti įtraukti šias programas, kai jaučia, kad tam tikras skyrius atsilieka arba kai atrodo, kad kai kuriems darbuotojams sunku pasiekti privalomų tikslų. Programinė įranga leidžia darbuotojams iš naujo peržiūrėti pagrindines koncepcijas ir praktikuoti reikiamus įgūdžius, kad galėtų tobulinti darbo rezultatus.
Antras dažnas kompetencijos programinės įrangos panaudojimas – naujų darbuotojų mokymas. Daugelis specialistų, kurie naudojasi šiomis programomis, mano, kad jos yra daug ekonomiškesnės nei įprasti mokymai. Vietoj to, kad naujiems darbuotojams būtų teikiama literatūra ir žingsnis po žingsnio vyksta atitinkami procesai, kompetencijų programinė įranga leidžia instruktoriams ir personalo atstovams išbandyti ir apmokyti naujus darbuotojus, nepriklausant nuo papildomos darbo jėgos. Programinė įranga tikrina žinių ir įgūdžių lygį, leidžiantį instruktoriams įsitikinti, ar nauji darbuotojai įgijo reikiamą įgūdžių lygį.
HR atstovai taip pat gali naudoti kompetencijos programinę įrangą viso įdarbinimo proceso metu. Tokia programinė įranga gali būti įtraukta į kiekvieną įdarbinimo etapą. Pavyzdžiui, personalo atstovas arba samdos vadovas pirmiausia gali įvesti darbo aprašymus į programą. Kai kiekvienas kandidatas pateikia paraišką, jo gali būti paprašyta išlaikyti emocinį intelektą arba bendrą verslo kompetenciją tikrinantį egzaminą. Kompiuteris padeda samdos vadybininkui įdarbinti tinkamus darbuotojus, kurie geriausiai atitinka darbo aprašymą.
Kai kurios kompetencijos programinės įrangos rūšys taip pat gali pasiūlyti sprendimus dėl kompensacijos. Tokio tipo programinę įrangą dažnai naudoja įdarbintojai ir personalo atstovai, norintys pritraukti geriausius kandidatus į darbo vietas, kurias jie bando užimti. Programinė įranga, kurioje pagrindinis dėmesys skiriamas kompensavimo sprendimų kūrimui, suderina numatomus atlyginimus su potencialiais kandidatais į darbą, atsižvelgdama į tokius veiksnius kaip atitinkama darbo patirtis, išsilavinimas ir programinės įrangos siūlomų kompetencijos egzaminų balai.