Skaitmeniniai transkribuotojai yra skaitmeniniai diktofonai, sujungti su integruota programine įranga, todėl įrašytą informaciją galima lengvai įkelti į kompiuterį. Jie tapo esminiu duomenų kaupimo būdu ir svarbia informacijos išsaugojimo priemone. Jie dažnai naudojami verslo tikslais ir studentų.
Kalbos įrašymo ir transkripcijos galimybės yra pagrindinės skaitmeninių transkribavimo aparatų funkcijos. Žodinė informacija išsaugoma naudojant elektroninį nepertraukiamų verčių procesą, geriau žinomą kaip skaitmeninis. Naudojant skaitmeninį formatą galima išsaugoti daugiau informacijos nei naudojant tradicines mikrokasetes.
Skaitmeniniai transkribuotojai turi būti naudojami kartu su programine įranga, kuri gali perrašyti balsą į kompiuterį. Dauguma skaitmeninių transkribavimo priemonių yra suderinamos su naujesne programine įranga, tačiau svarbu patikrinti sistemos suderinamumą. Skaitmeninės transkribavimo priemonės paprastai taip pat turi būti aukštos kokybės režimu, kad būtų galima transkripcija. Priešingu atveju įrenginys įrašys, bet failo nebus galima perrašyti.
Vienas iš skaitmeninio transkribavimo aparato privalumų yra tas, kad verslininkas ar studentas gali klausytis paskaitos ar pristatymo ir užsirašyti pastabas, tuo pačiu žinodami, kad garsas įrašytas ir lengvai pasiekiamas. Skaitmeninės transkribavimo priemonės yra ypač naudingos, nes pašalina nerimą, kad kažkas galėjo būti praleista. Jie taip pat naudingi už verslo ir mokyklos ribų valdymo ir organizaciniais tikslais.
Renkantis skaitmeninį transkribavimo įrenginį, reikėtų atsižvelgti į keletą skirtingų aspektų. Reikėtų atsižvelgti į atkūrimą, balso atpažinimą, kokybę ir garsą. Akumuliatoriaus veikimo laikas, automatinis išjungimas ir žodiniai signalai taip pat yra geros kokybės skaitmeninio transkribuotojo savybės. Yra net kai kurie modeliai, kuriuose galima įrašyti daugiau nei 250 valandų. Tačiau šie laikai priklauso nuo kokybės; dažnai tiesa, kad kuo aukštesnė skaitmeninio transkribavimo įrenginio kokybė, tuo trumpesnis baterijos veikimo laikas.
Skaitmeninės transkribavimo priemonės dažnai talpina daugiau nei balso įrašus. Daugumoje modelių yra talpioji atmintis, tai reiškia, kad juose galima laikyti dokumentus ir vaizdus. Vaizdo ir dokumento sudėtingumas priklauso nuo įrenginio kokybės. Skaitmeninis transkribuotojas taip pat turėtų turėti gerą failų valdymo ir išsaugojimo sistemą. Failai turi būti lengvai pasiekiami ir perkeliami į asmeninį kompiuterį.
Duomenų transkripcija iš skaitmeninio transkribavimo įrenginio paprastai vyksta per USB talpiosios atminties sąsajos įrenginį. Tam reikia naudoti USB jungiamąjį laidą tarp kompiuterio ir skaitmeninio transkribavimo įrenginio. Išsaugotą balso įrašą galima perkelti arba nukopijuoti, o tada visam laikui išsaugoti kompiuteryje.