Įvairių tipų užduočių valdymo įrankiai naudoja skirtingus metodus efektyviam ir sėkmingam laiko ir užduočių valdymui tokiose pramonės šakose kaip inžinerija, technologijos, apskaita ir daugelyje kitų. Geriausi įrankiai naudoja keletą paprastų, bet esminių funkcijų: projekto ar užduoties vaizdą realiuoju laiku, lengvą bendradarbiavimą tarp visų susijusių šalių, lengvą atnaujinimą ir naudojamų bei turimų išteklių sekimą. Užduočių valdymo įrankiai taip pat turėtų palengvinti prieigą, supaprastinti užduotis ir valdyti projektus įvairiose vietose. Įvairių tipų įrankiai gali būti sukurti atsižvelgiant į skirtingus užduočių ir laiko valdymo poreikius konkrečioje pramonės šakoje arba pagal pačią užduočių valdymo metodiką.
Korporacijos ir mažos įmonės turi turėti galimybę valdyti komandas, kurios gali būti paskirstytos visame pasaulyje ir dirbti skirtingose laiko juostose. Užduočių valdymo įrankių galimybė realiuoju laiku pateikti išsamų visų konkretaus projekto ar užduočių rinkinio aspektų vaizdą yra labai svarbus verslo sėkmei. Pavyzdžiui, lazerio pluošto gamintojas gali turėti pagrindinį biurą Teksase, pardavimo atstovus įvairiose šalyse ir gamybos įmonę Taipėjuje. Jei prezidentas ar net jauniausias darbuotojas reikalauja prieigos prie konkretaus projekto informacijos, internetiniai užduočių valdymo įrankiai gali tai suteikti realiuoju laiku.
Kai kurių tipų užduočių valdymo įrankiai yra skirti bendradarbiavimo poreikiui patenkinti. Šie užduočių valdymo įrankiai leidžia vartotojams sutelkti dėmesį į savo užduotis ir jas valdyti, taip pat išsaugos arba saugiai saugos visus susijusius su užduotimis susijusius dokumentus, susitikimų pastabas ir grupines diskusijas. Daugelio užduočių sujungimas į įvairias grupes kartu su susijusia informacija ir dokumentais leidžia efektyviau bendradarbiauti komandoje. Pasaulinės verslo aplinkos kontekste komandinis bendradarbiavimas realiu laiku tarp visų dalyvaujančių šalių, nepaisant jų fizinės vietos, yra itin svarbus ir leidžia įmonei ar organizacijai greičiau atlikti įvairias projekto užduotis bei gauti daugiau pelno.
Užduočių valdymo įrankiai taip pat gali būti sukurti atsižvelgiant į užduoties būsenos ir projekto atnaujinimų teikimo svarbą. Šios programos skirtos konkretaus projekto ar užduočių rinkinio pažangai apeiti. Kai kurie nariai, dalyvaujantys konkrečiame projekte, gali dalyvauti ne visuose projektuose, kuriuose dirba įmonė ar organizacija. Šio tipo užduočių valdymo įrankis atskiria, organizuoja ir informuoja atitinkamas susijusias šalis. Projekto vadovas turės būti informuotas apie visus jam tiesiogiai vadovaujamus projektus, o žemesnio lygio darbuotojui gali prireikti tik projekto, kuriame jis dalyvauja, būsenos atnaujinimų. Tokio tipo užduočių valdymo įrankiai taip pat gali automatiškai atnaujinti atitinkamas šalis el. paštu, tekstiniu pranešimu ar kitomis skaitmeninio ryšio priemonėmis.