Veiklos spragų analizę atlieka įmonė, kuri nori nustatyti priežastis, dėl kurių nutrūksta darbui nustatyti standartai ir realiai atliekami rezultatai. Skirtumas tarp standartinio ir tikrojo našumo yra žinomas kaip našumo atotrūkis, o įmonės nori pašalinti tokias spragas, jei tik įmanoma. Tokias spragas gali lemti vidiniai veiksniai, susiję su darbuotojais ar jų darbo sąlygomis, o kitus – dėl kitų veiksnių, tokių kaip reguliavimo standartai. Be to, dažnai atliekama veiklos spragų analizė, kai darbuotojai yra priversti arba imtis naujos užduoties, arba iš naujo atlikti seną darbą naudojant naujus metodus.
Mažai tikėtina, kad kuri nors įmonė visada gali dirbti pagal savo optimalius standartus. Dėl šios priežasties gali pasitaikyti atvejų, kai įmonė turi skirti laiko išanalizuoti sritis, kuriose, jos nuomone, jos darbuotojai ar veiklos procesai yra prasti. Vienas iš būdų tai padaryti – atlikti veiklos spragų analizę, kuri gali nustatyti atotrūkį tarp standartų ir pristatymo bei rasti metodus, kaip išspręsti problemą.
Pirmasis bet kokios veiklos spragų analizės žingsnis yra iš tikrųjų nustatyti esamą spragą. Tai galima padaryti beveik kaip matematinę lygtį, nes skirtumas tarp standartų, arba S, ir dabartinės elgsenos, arba B, lemia veiklos spragą arba G. Taigi, S atėmus B yra lygus G. Mąstant apie tai konkrečiai gali padėti vadovams nustatyti problemų sritis, kurios gali būti neaiškios analizuojant be konteksto.
Nustačius spragą, kitas žingsnis baigiant našumo atotrūkio analizę yra išsiaiškinti priežastis, kodėl atotrūkis egzistuoja. Veiklos atotrūkį gali sukelti vidiniai veiksniai, trukdantys darbuotojams atlikti darbą kuo geriau, arba išoriniai veiksniai, ribojantys našumą iš išorės. Kai kuriais atvejais naujai užduočiai atlikti prireiks tokio tipo analizės, nes dėl to, kad darbuotojai nėra susipažinę su užduotimi, iškart atsiras spraga.
Atlikusi visus šiuos veiksmus, įmonė turi užbaigti veiklos spragų analizę ieškodama būdų spragoms pašalinti. Tai gali reikšti, kad tam tikras mašinas reikia taisyti arba pakeisti, arba kad darbuotojams reikia daugiau mokymų ar geresnių motyvavimo metodų. Jei veiksniai yra išoriniai, įmonėms gali tekti ieškoti naujų būdų, kaip juos apeiti, arba galbūt jos gali su jais kovoti teisinėmis priemonėmis. Kai kuriais atvejais gali būti nustatyti nerealūs standartai, o tai reiškia, kad tuos optimalius lygius gali tekti koreguoti, kad tikrasis našumas pasiektų numatytus balus.