Yra daugybė būdų, kaip sukurti ir išlaikyti organizuotą darbo vietą. Vadovaudamiesi geriausiais darbo vietos organizavimo patarimais galite sutaupyti laiko, atsipalaiduoti darbuotojus ir padidinti produktyvumo lygį. Atlikę keletą pakeitimų tvarkydami popierius, puošdami biurą, naudodami rašomąjį stalą ir dirbdami kompiuteriu, galėsite mėgautis efektyvesne darbo vieta. Kai kurie patarimai apima kasdienių darbų sąrašų naudojimą, failų tvarkingumą, netvarkos mažinimą darbo vietoje ir grafiko tvarkymą kalendoriuje.
Darbo vietos organizavimas priklauso nuo to, ar daiktai yra ten, kur jų reikia, kada jų reikia. Apskaičiuota, kad darbuotojai praranda maždaug vieną valandą per dieną bandydami surasti daiktus, reikalingus užduotims atlikti. Laikydamiesi darbo vietos organizavimo sistemos, galite sumažinti kasdien prarandamą laiką tiesiog bandant surasti daiktus. Kaip įprotis, kiekvieną dieną užbaikite sudarydami užduočių, kurias reikia atlikti kitą dieną, sąrašus, o kitą dieną pradėkite nuo visų reikalingų medžiagų. Pažymėkite užduotis iš sąrašo, kai jas atliksite; taip visą dieną sutelksite dėmesį į savo produktyvumo lygį.
Failus turėtų tvarkyti visi, kurie domisi darbo vietos organizavimu. Atskirkite skirtingus failus ir patalpinkite juos atitinkamuose aplankuose. Venkite atsitiktinai pildyti dokumentus arba nepalikti failų iš aplankų ilgiau nei būtina. Asmeniniu tikslu padėkite popieriaus lapą, kai tik jis paliečia jūsų rankas.
Sukurkite daugiau erdvės savo darbo vietoje. Netvarka, įskaitant baldus ar dekorą, gali turėti neigiamos įtakos darbuotojo gebėjimui susikaupti. Apsvarstykite galimybę pašalinti nereikalingus baldus, kad sukurtumėte daugiau erdvės ir mąstymo erdvės. Jei manote, kad jūsų biuras atrodo per nuogas, pagalvokite apie baldų pakeitimą organizacinėmis priemonėmis, pavyzdžiui, stalčiais. Panašiai pabandykite padidinti savo stalo erdvę pašalindami reguliariai nenaudojamus daiktus ir nuvalydami stalą kiekvienos dienos pabaigoje.
Žinokite, kad darbo vietos organizavimas apima ne tik fizinius daiktus. Taip pat reikia tvarkyti skaitmeninius duomenis, taip pat fizinius objektus. Sukurkite jums ir jūsų verslui naudingą skaitmeninę sistemą ir ją įgyvendinkite. Bet kokia sistema, palengvinanti svarbios informacijos gavimą, gali būti naudinga jūsų darbo vietai.
Šiuolaikinė skaitmeninė visuomenė gali padėti darbuotojams lengvai naudotis kompiuteriuose ar skaitmeniniuose įrenginiuose esančiais kalendoriais, tačiau pametus šiuos skaitmeninius dokumentus gali būti sunku juos atkurti. Popieriniai kalendoriai pateikia fizinę užduočių, projektų, susitikimų ir užduočių dokumentaciją. Kalendoriai turi būti pakankamai dideli, kad atitiktų jo prižiūrėtojo poreikius; pavyzdžiui, jei vadovas veda kalendorių, jis turėtų apsvarstyti galimybę įsigyti kalendorių, kuris padėtų sekti darbuotojus. Skaitmeninius kalendorius taip pat galima laikyti, tačiau jie turėtų papildyti fizinius kalendorius, o ne naudoti juos vietoje.