Automatizuota sekretorė yra įrenginys, nukreipiantis skambučius biure. Šiuos įrenginius mažos įmonės dažnai naudoja kaip pagrindinį filtrą tarp biuro ir nepageidaujamų telefono skambučių, pvz., rinkodaros specialistų ar neteisingų numerių. Didesnėse įmonėse dažnai šią funkciją atlieka tikras sekretorius, todėl automatizuotas sekretorius bus nereikalingas. Šis terminas dažnai vartojamas kaip virtualaus sekretoriaus sinonimas, tačiau iš tikrųjų jie labai skiriasi. Virtuali sekretorė yra tikras asmuo, tik ne tas, kuris yra pačiame versle.
Daugeliu atvejų automatizuota sekretorė yra maža dėžutė, kuri prijungiama prie telefono linijos tarp telefono ir sienos. Kai į liniją paskambins žinomas ir patvirtintas numeris, sekretorius leis skambinti tiesiai į telefoną. Jei paskambins nepatvirtintas, nežinomas ar apribotas numeris, automatizuota sekretorė jį perims.
Paprastai tokio tipo perėmimas reiškia, kad automatizuota sistema atsiliepia į skambutį ir prašo skambinančiojo pagrindinės informacijos. Gavęs atsakymus į klausimus, įrenginys paskambins prijungtu telefonu ir perduos šią informaciją imtuvui, kuris tada turės galimybę priimti skambutį. Jei numeris žinomas kaip blogas arba gavėjas atsisako skambinti, skambutis bus nukreiptas į balso paštą arba tiesiog atjungtas.
Dažna klaida yra manyti, kad virtualus ir automatizuotas sekretorius yra tas pats dalykas. Virtualus sekretorius yra nepriklausomas rangovas, kuris veikia kaip sekretorius iš atokios vietos. Paprastai šie darbuotojai turės namų biurą ir atliks bendrą sekretoriaus darbą, dažnai kelioms skirtingoms įmonėms. Įprastos užduotys yra atsiliepimas telefonu, įrašytų laiškų ar kalbų perrašymas ir kelionės organizavimas.
Nors šių dviejų tipų sekretoriai labai skiriasi, jų bendra metodika yra panaši. Atsisakius vietos ir išlaidų tradiciniam sekretoriui, verslas gali veikti su daug mažesnėmis pridėtinėmis išlaidomis. Tai leidžia verslui funkcionuoti tokiu lygiu, kad pagal tradicinę sistemą jis galėjo bankrutuoti. Be to, naudojant automatizuotas virtualaus sekretoriaus telefono funkcijas, verslas dažnai atrodys didesnis ir geriau organizuotas.
Virtualios sekretorės atveju darbo perkėlimas suteikia papildomos naudos. Vienas darbuotojas gali dirbti keliose įmonėse vienu metu, o ne būti priverstas dirbti ne visą darbo dieną. Be to, darbas namuose leidžia žmonėms, turintiems mažų vaikų, negalią ar nenuspėjamo grafiko, tęsti darbą darbo rinkoje.