Darbo užmokesčio įrašų saugojimo reikalavimai įvairiose jurisdikcijose labai skiriasi, todėl verslo savininkai turėtų susipažinti su savo srities įstatymais. Kai kurie dokumentai, kuriuos gali tekti išsaugoti, yra susiję su darbo užmokesčio mokesčiais, išmokomis darbuotojams ir dirbtų valandų skaičiaus įrašais. Jie taip pat turėtų apsvarstyti galimybę saugoti tiek skaitmenines, tiek popierines darbo užmokesčio apskaitos dokumentų kopijas. Jei įmanoma, popierinius dokumentus reikia laikyti ugniai atsparioje spintelėje, kad jie nebūtų sugadinti.
Pravartu pasidomėti, kiek laiko gali reikėti saugoti darbo užmokesčio apskaitos dokumentus. Tai gali skirtis įvairiose šalyse ir paprastai yra valdoma vietinių pajamų agentūrų. Paprastai daugumą įrašų reikia saugoti nuo ketverių iki dešimties metų po sandorių įvykdymo.
Verslo savininkai taip pat turėtų nustatyti, kokius konkrečius darbo užmokesčio apskaitos dokumentus reikia saugoti. Kai kurie svarbūs gali apimti dokumentus, įrodančius, kad tam tikri mokesčiai buvo išskaičiuoti iš darbuotojo darbo užmokesčio. Asmeniui taip pat gali tekti saugoti įrašus, rodančius, kiek jam buvo sumokėta ir kiek dirbtų valandų. Ši darbo užmokesčio įrašų saugojimo praktika gali padėti įrodyti, kad darbuotojams buvo mokamas bent minimalus vietinis atlyginimas, jei toks yra. Tai taip pat gali padėti užtikrinti, kad būtų laikomasi vaikų darbo įstatymų, jei taikoma.
Kiti darbo užmokesčio įrašų išsaugojimo pasirinkimai gali apimti viršvalandžius, išmokas darbuotojams, atostogų išmokas arba ligos pašalpą. Jei įmonė moka įmokas į pensijų fondą arba sumoka dalį darbuotojo draudimo įmokų, tai taip pat reikėtų išsaugoti dokumentus. Jei darbuotojams mokamas komisinis atlyginimas, vadovui gali tekti saugoti ir įmonės pardavimo ataskaitas.
Reikėtų saugoti tiek skaitmenines, tiek popierines įrašų kopijas. Taip yra, kad būtų atsarginė failo kopija, jei vienas įrašų rinkinys būtų sunaikintas. Skaitmeniniai įrašai turėtų būti saugomi keičiamuose saugojimo įrenginiuose, pvz., atsarginiame standžiajame diske, diske arba „flash drive“, be to, kad jie turi būti kompiuterio standžiajame diske. Popierines kopijas reikia užrakinti ugniai atsparioje spintoje, esančioje vietoje, kuri nėra linkusi užtvindyti, nes tai gali padėti užtikrinti šių dokumentų saugumą.
Darbo užmokesčio įrašų saugojimas gali būti svarbi įprastos bet kurios įmonės veiklos dalis. Tai padaryti paprastai nesunku, jei darbas atliekamas reguliariai. Tvarkingai ir reikiamą laiką taupydami dokumentus, vadovas gali sutaupyti daug širdgėlos audito ar įmonės pardavimo atveju.