Daugelyje biurų ir teismo posėdžių salių informacijos specialistai naudoja diktofoninius transkribavimo įrenginius ištartiems žodžiams įrašyti ir apdoroti įvairių įvykių dokumentavimo tikslais. Diktofonai buvo naudojami nuo XX amžiaus dešimtmečio pradžios ir puošia verslo, teisės ir sveikatos priežiūros specialistų stalus kaip svarbią informacijos valdymo priemonę. Transkripcijos įrangą dažniausiai naudoja gydytojai, sekretoriai ir teismo registratoriai, bet taip pat rašytojai, mokytojai ir kiti specialistai, norėdami įrašyti ir apdoroti sakytines pastabas.
Nors amerikietis išradėjas Thomas Edisonas atliko svarbų vaidmenį kuriant šį išradimą, pirmieji diktofono transkribavimo įrenginiai buvo oficialiai prieinami vartotojams tik 1907 m., kai pavadinimas „Diktafonas“ buvo įregistruotas Columbia Graphophone Company. Ši ankstyvoji versija leido vartotojams įrašyti savo balsą ant vaško cilindrų, kuriuos buvo galima atkurti vėliau. Šis primityvus prietaisas dažnai buvo naudojamas puikioms to meto politinių ir pilietinių lyderių kalboms įrašyti.
Praėjusio amžiaus šeštajame dešimtmetyje dėl technologijų pasiekimų diktofono transkribavimo priemonė buvo pakeista į mažesnį stalinį įrenginį, kuriame kaip įrašymo medžiaga buvo naudojama magnetinio rezonanso juosta. Šiuolaikiniai diktofono transkribavimo įrenginiai gali būti tokie maži kaip rašiklis ir gali būti dviejų formų: kasetės arba skaitmeninės balso saugyklos. Be to, daugelis transkribavimo aparatų dabar yra integruoti į telefonų ir kompiuterių programinę įrangą turinčias sistemas, o tai sukuria saugesnę aplinką dideliems informacijos kiekiams saugoti.
Diktofono transkribavimo aparatai yra daugelyje biurų, nes jie leidžia vartotojams lengvai įrašyti savo ištartas pastabas, kad galėtumėte vėliau. Kai kurie diktofonų naudotojai nusprendžia saugoti savo įrašus balso įrašymo formatu, daugelis kitų naudojasi transkripcijos paslaugomis, norėdami paslėpti ištartus įrašus į rašytinį tekstą. Dažniausiai šią pareigą atlieka biuro sekretorius, advokato padėjėjas arba profesionalus transkripcijos specialistas, kurie visi puikiai išklauso ir įrašinėja pastabas į pramonei būdingus rašytinius formatus.
Praktinis diktofono perrašiklio panaudojimas apima bylų įrašų įrašymą teisminiams procesams, gydytojų parengtas medicininių apžiūrų ataskaitas ir viešų bei įmonių susirinkimų įrašymą. Be to, daugelis specialistų, tokių kaip rašytojai, mokytojai ir viešieji pranešėjai, naudoja transkribavimo priemones, kad įrašytų pastabas, kurios vėliau verčiamos į rašytinius kūrinius, pavyzdžiui, ataskaitas ir knygas. Transkribavimo priemones taip pat dažnai naudoja mokiniai, kurie pamokos metu nenori užsirašyti užrašų.
Tobulėjant balso atpažinimo technologijoms ir mobiliesiems įrenginiams, kuriuose yra balso įrašymo programos, tradicinė diktanto transkribavimo priemonė gali tapti praeitimi. Tačiau tol, kol bus kuriama ir saugoma informacija, transkripcija greičiausiai ir toliau bus vertingas verslo pasaulyje aspektas. Visa transkripcija bus valdoma efektyvesniais ir saugesniais metodais, nei gali suteikti senamadiška diktavimo įranga.