Norint pasirinkti geriausią bendradarbiavimo darbo eigos programinę įrangą, pirmiausia verta nustatyti, kurios funkcijos gali būti naudingiausios jūsų organizacijai. Pavyzdžiui, jei dirbate tokioje srityje kaip reklama, jums gali prireikti programinės įrangos, leidžiančios jums ir jūsų kolegoms redaguoti ir apdoroti vaizdus ar vaizdo įrašus. Taip pat specialistams, dirbantiems paslaugų pramonėje, gali prireikti bendradarbiavimo darbo eigos programinės įrangos, kuri apima patogią klientų žiniatinklio sąsają. Renkantis geriausią programą taip pat gali būti atsižvelgta į tokius veiksnius kaip reputacija ir kaina.
Darbo eigos programa yra bet kokia kompiuterio programinė įranga, leidžianti specialistams greičiau ir efektyviau užbaigti projektus. Daugeliu atvejų dokumentas, nuotrauka ar vaizdo įrašas praeina darbo eigos žingsnių seriją, pradedant nuo to momento, kai jis įkeliamas į sistemą ir baigiamas sėkmingai apdorojus. Bendradarbiavimo darbo eiga aprašo procesą, kuris yra skirtas daugeliui skirtingų vartotojų, kurie prisideda prie to paties darbo eigos dokumento.
Renkantis geriausią bendradarbiavimo darbo eigos programą, pirmiausia gali būti naudinga nustatyti, kurios programinės įrangos rūšys geriausiai atitinka jūsų organizacijos poreikius. Pavyzdžiui, profesionaliam fotografijos verslui reikalinga programinė įranga, apimanti vaizdų redagavimo įrankius. Galite pastebėti, kad yra darbo eigos programinė įranga, skirta tik profesionaliems fotografams. Taip pat draudimo bendrovė gali rasti programų, kuriose yra šablonų ir automatinio proceso, skirto pretenzijoms apdoroti.
Jei turite mažesnę įmonę ir jums reikia pagalbos tik stebint finansines ataskaitas, užsakymus ir kitus įprastus dokumentus, jums gali būti naudinga pagrindinė darbo eigos programa. Ši programinė įranga paprastai apima dažniausiai naudojamus dokumentų šablonus. Tai taip pat gali padėti vartotojams kurti paprastus procesus, kurie vyksta kasdien.
Atvirojo kodo bendradarbiavimo darbo eigos programinę įrangą dažnai galima atsisiųsti nemokamai iš interneto. Šios programos paprastai yra paprastos ir kartais gali turėti dizaino trūkumų. Tačiau profesionalai, turintys ribotą biudžetą ir neturintys sudėtingų poreikių, gali pasinaudoti pagrindinėmis funkcijomis. Kiti naudoja atvirojo kodo programinę įrangą, kad sužinotų apie įvairias funkcijas, nors iš tikrųjų neįdiegia programinės įrangos į savo kasdienes operacijas.
Profesionalai, besirenkantys bendradarbiavimo darbo eigos programinę įrangą, taip pat gali atsižvelgti į programų kokybę ir kainą. Idealiu atveju asmuo gali pasirinkti programą, kuri siūlo daugiausiai naudingų funkcijų už mažiausią kainą. Tačiau ši programinė įranga gali labai paveikti jūsų organizacijos kasdienės veiklos efektyvumą. Ilgainiui gali būti ekonomiškiau mokėti šiek tiek papildomai už patikimą ir tobulos reputaciją turinčią programinę įrangą.