Verslo procesų diagrama vizualiai vaizduoja verslo procesus žingsnis po žingsnio, siekiant juos tobulinti, ir ją gali sukurti bet kuri organizacija bet kokiam procesui. Proceso diagramos skiriasi sudėtingumu ir formatu, todėl formatas, apimtis ir detalumo lygis turėtų būti nustatyti prieš pradedant kurti. Nustačius parametrus, nuoseklūs proceso etapai gali būti grafiškai dokumentuojami ir vėliau analizuojami. Diagramos gali būti kuriamos įvairiomis technikomis, naudojant lipnius lapelius, popierių ar specializuotą kompiuterinę programinę įrangą. Dažnai mažos žmonių komandos kuria diagramas, kad užtikrintų kruopštumą.
Apibrėžiant verslo procesų diagramos apimtį ir ribas, reikia suprasti pasirinkto proceso įvestis, sąveikas ir išvestis. Labai sudėtingus procesus arba tuos, kurie vyksta daugelyje organizacijos lygių, gali tekti padalyti į kelias diagramas. Pradinis svarstymas, kuriuos procesus diagramoje pateikti ir jų apimtis, gali užtikrinti, kad nauda būtų didesnė už kūrimo išlaidas.
Nepriklausomai nuo detalumo lygio, verslo procesų diagrama yra tiek pat naudinga, kiek į ją įtraukiama informacija. Todėl komandų sudarymas su nariais iš įvairių proceso etapų gali suteikti vertingos informacijos, kurios vienas kūrėjas gali praleisti. Nepaisant proceso dydžio ar dalyvaujančių darbuotojų skaičiaus, komandos turėtų išlikti pakankamai mažos, kad jas būtų galima valdyti.
Verslo procesų diagrama gali būti sukurta popieriuje, su lipniais lapeliais arba naudojant kompiuterines programas ir specializuotą verslo procesų programinę įrangą. Darbo su popieriumi ar lipniais lapeliais privalumai yra kūrimo greitis, trumpesnis mokymosi laikas ir paprastas manipuliavimas. Kompiuterizuotas diagramų sudarymas apima ilgesnį mokymo procesą, tačiau padidina ilgaamžiškumą, palengvina informacijos perdavimą ir gali būti tiesiogiai prijungtas prie verslo procesų valdymo programinės įrangos.
Kitas formatavimo aspektas apima modeliavimo žymėjimo pasirinkimą. Verslo procesų modeliavimo notacija, sukurta verslo procesų valdymo iniciatyvos, yra standartizuotos grafinės procesų diagramų žymėjimo sistemos pavyzdys. Standartizuotos žymėjimo sistemos gali palengvinti tarpžinybinį arba verslo įmonių tarpusavio ryšį su diagrama užbaigus. Pavyzdžiui, verslo procesų modeliavimo žymėjimas naudoja stačiakampius veiklai pavaizduoti, deimantus sprendimams ir įvairias rodykles, kad parodytų seką. Tačiau egzistuoja ir kitos standartizuoto žymėjimo formos; užrašymas taip pat gali būti improvizuotas.
Pasirinkus taikymo sritį, formatą ir atvaizdavimo grupę, proceso etapus galima grafiškai pavaizduoti, kad būtų užbaigta diagrama. Smegenų šturmas įvairiuose proceso etapuose su žemėlapių sudarymo komanda yra vienas iš būdų užbaigti dokumentaciją. Šiame etape pasirinktų žymėjimo standartų laikymasis taip pat gali padėti supaprastinti kūrimą. Proceso žemėlapiui reikalingas detalumo lygis kiekviename žingsnyje nurodys reikiamą informaciją, kuri gali apimti laiko delsas, klientų įspūdžius ir išorines įtakas.
Keli proceso diagramos juodraščiai ir apžvalgos gali užtikrinti, kad visi veiksmai buvo dokumentuoti. Vienas iš būdų tai padaryti yra procesą realiuoju laiku su žemėlapių sudarymo komanda. Jei dėl proceso tai neįmanoma, įvertinimas gali būti atliktas paskirstant verslo proceso diagramos kopijas komandos nariams arba darbuotojams. Užpildę verslo procesų diagramą, vartotojai gali vizualizuoti verslo procesą nuo pradžios iki pabaigos, o tai gali padėti valdyti ir optimizuoti verslo procesus.