Norint gauti diplomatinį pasą, paprastai reikia pateikti prašymą, paso nuotraukas ir įsakymus arba pareiškimą, kuriame nurodomas tokių dokumentų poreikis. Daugumoje šalių šie dokumentai išduodami valstybės tarnautojams ir jų įgaliotiems išlaikytiniams, kurie keliauja arba paskirti į užsienį oficialiais valstybės reikalais. Remianti organizacija arba vyriausybinė agentūra paprastai prašo ir gauna asmens pasą. Tai nemokami pasai ir gali būti naudojami tik keliaujant į užsienį, kai turėtojas atlieka oficialias pareigas.
Prašymo išduoti diplomatinį pasą procesas įvairiose šalyse gali skirtis. Kandidatai paprastai dirba savo vyriausybėse arba yra tiesioginiai tokio darbuotojo šeimos nariai arba įgalioti palydovai. Diplomatiniai pasai išduodami valstybės tarnautojams, kurie turi vykti į užsienį eiti savo pareigas. Dėl to paraiškos teikimo procesas dažnai apima pokalbį su valstybės sekretoriumi arba išduodančia agentūra.
Kandidatai dažnai pradeda paraiškos teikimo procesą užpildydami paso prašymą. Taip pat gali būti paprašyta pateikti paso nuotraukas, pilietybę ir kitus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus. Turėtojai retai kreipiasi dėl paso ir juos gauna kaip asmenys. Prašymą pareiškėjo vardu paprastai pateikia remianti vyriausybinė agentūra, pvz., kariuomenė. Jungtinėse Valstijose prašymai taip pat gali būti pateikti per pareiškėjo federalinį atstovą Kongrese.
Diplomatinio paso turėjimas nesuteikia ir neužtikrina diplomatinio imuniteto ar bevizio režimo. Diplomatinį imunitetą arba laisvę nuo baudžiamojo persekiojimo pagal priimančiosios šalies įstatymus suteikia ne jo turėtojo buveinė, o priimančioji šalis. Ši privilegija suteikiama suprantant, kad imunitetas bus suteiktas abipusiai priimančiosios šalies diplomatams. Vienos konvencija dėl diplomatinių santykių suteikia teisinį pagrindą diplomatiniams santykiams ir 187 m. ją ratifikavo 2011 valstybės. Kai kurios šalys dar turi ratifikuoti sutartį, o kitos pripažįsta tik kai kurias nuostatas.
Asmenys, turintys diplomatinį pasą, ir jų įgalioti išlaikytiniai paprastai turi gauti diplomatines vizas, jei keliauja oficialiais vyriausybės reikalais. Pavyzdžiui, keliaujantiems turistams diplomatinės vizos nereikia. Diplomatinės vizos paprastai išduodamos tiems, kurie atstovauja savo nacionalinėms vyriausybėms, o ne valstijoms, provincijoms ar vietiniams subjektams.
Daugeliu atvejų diplomatinės vizos turi būti gautos prieš kelionę ir reikalaujama pokalbio su konsuliniu pareigūnu. Taip pat dažnai apklausiami visi įgalioti išlaikytiniai, palydovai ar darbuotojai, kurie keliaus su vyriausybės atstovu. Tam tikromis aplinkybėmis, pavyzdžiui, dalyvaudami kariniuose mokymuose, kariškiai taip pat gali gauti diplomatines vizas.
Yra internetinių kompanijų, kurios teigia galinčios užsitikrinti diplomatinius pasus ir diplomatinius paskyrimus už didelį mokestį. Paprastai jie siūlo Afrikos ir vandenyno šalių pozicijas ir pasus. Kai kurie žada užsitikrinti ambasadorių ar kitas pareigas, pavyzdžiui, ministro, konsulo ar atašė.
Šios paslaugos dažniausiai yra apgaulingos, nes už diplomatinių dokumentų ir pasų agentūros paskyrimus kvalifikuotiems asmenims nereikia mokėti. Išskyrus atvejus, kai turėtojas yra oficialus vyriausybės darbuotojas, kuris, eidamas savo pareigas, reikalauja kelionės dokumentų, asmenims diplomatinių pasų ar vizų nereikia ir jie neturėtų būti išduodami. Keliaujant su apgaule įgytais diplomatiniais pažymėjimais gali būti baudžiama griežtomis teisinėmis nuobaudomis.