Pirkimų užsakomosios paslaugos yra bendras terminas, apibūdinantis situaciją, kai įmonė ar organizacija pirkimų paslaugas perka iš išorės įmonės. Užsakomųjų paslaugų teikimas kaip verslo modelis buvo naudojamas labai ilgą laiką, tačiau jis išgarsėjo dešimtojo dešimtmečio viduryje, kai didelės įmonės pradėjo mažinti gerai apmokamas pozicijas ir administracines funkcijas perdavė kitose šalyse esančioms įmonėms. Pagrindinis užsakomųjų paslaugų tikslas yra padidinti efektyvumą ir sumažinti administracines pridėtines išlaidas.
Pirkimų terminas vartojamas apibūdinti įvairiai veiklai, pirmiausia orientuotai į prekių ir paslaugų pirkimą iš kitų tiekėjų. Naudojami metodai ir procesai įvairiose pramonės šakose šiek tiek skiriasi, tačiau dažniausiai jie yra gana bendri. Daugelis firmų taiko laipsnišką užsakomųjų paslaugų teikimo metodą, leidžiantį pirkimo įmonei atlikti visus sandorius žemiau tam tikros ribos be kliento patvirtinimo. Bet kokias derybas ar sutartis dėl didesnės nei konkrečios dolerio vertės gali užbaigti klientas, prireikus padedamas ir patariamas pirkimų specialistas.
Ieškant viešųjų pirkimų užsakomųjų paslaugų įmonės, yra trys sritys, kurios turėtų būti peržiūros proceso dalis: mokėjimo būdas, tikslios teikiamos paslaugos ir veiklos vertinimo metrika. Įmonės, perkančios pirkimus užsienyje esančioms įmonėms, turi peržiūrėti teisinius sutartinius įsipareigojimus, darbo valandas ir vadovybės indėlius arba prieigą. Viešųjų pirkimų paslaugų įmonė turėtų būti atrenkama atviro konkurso būdu. Konkurso atsakymų kokybė gali būti labai atskleista, nes tokio pobūdžio darbai yra pagrindinė viešųjų pirkimų paslaugų įmonės funkcija.
Yra du skirtingi mokėjimo būdai, kurie dažniausiai naudojami viešųjų pirkimų užsakomųjų paslaugų srityje: pirkimų procentas arba fiksuotas įkainis už pirkimo užsakymą. Pirkimų procentas yra fiksuotas procentas, išrašytas pagal visas paslaugų įmonės išlaidas. Sąskaita faktūra paprastai pateikiama kiekvieną mėnesį, kurioje nurodoma visų apdorotų užsakymų vertė doleriais, bendra sutaupyta suma ir suma, mokėtina už suteiktas paslaugas. Vienodas tarifas yra pagrįstas tik sandorių apimtimi. Abu metodai gali būti naudojami siekiant padidinti sąskaitų faktūrų vertes ir turi būti kruopščiai valdomi.
Turėtų būti aiškiai apibrėžtas paslaugų, kurias teiks viešųjų pirkimų paslaugų įmonė, sąrašas. Tokio tipo sutartyse svarbios mokėjimo sąlygos, ataskaitų teikimo reikalavimai, eskalavimo procedūros ir paslaugų lygis. Įsitikinkite, kad jie labai detaliai įtraukti į sutartį. Metrika, kurią teiks įmonė, turėtų būti susieta su sutartinėmis paslaugomis. Šios vertės naudojamos siekiant nustatyti, ar pirkimo užsakomųjų paslaugų įmonė laikosi sutartinių ir paslaugų lygio susitarimų.