Daugeliu aspektų pasiūlymo laiško rašymas yra kaip bet kuris kitas verslo rašymas. Aiškus, glaustas ir tikslus rašymas yra svarbus bet kuriam verslo dokumentui. Tačiau verslo pasiūlymams reikia tam tikrų komponentų, pvz., pasiūlymo motyvacinio laiško. Pasiūlymo laiškas, panašiai kaip gyvenimo aprašymo motyvacinis laiškas, yra mandagi įžanga į pateiktą pasiūlymą. Norint sėkmingai atsakyti, svarbu naudoti aktyvų balsą, laikytis priimto dalykinio rašymo etiketo ir parodyti dėkingumą už ribotą skaitytojo laiką.
Dažnai, kai didelės organizacijos skelbia prašymus dėl kelių projektų, pasiūlymo motyvacinis laiškas yra skirtas informuoti skaitytoją, į kurį pasiūlymo prašymą (RPP) dokumentas atsako. Jei tarp profesionalų ar įmonių nėra santykių, pasiūlymo laiškas veikia ir kaip įžanga, ir kaip galimybė padaryti gerą pirmąjį įspūdį. Kai santykiai jau egzistuoja, motyvacinis laiškas gali pasitarnauti kaip galimybė pagirti, išreikšti dėkingumą arba tęsti abiejų šalių gerą valią.
Nesvarbu, ar tarp šalių yra santykiai, ar ne, kiekviename pasiūlymo laiške turi būti laikomasi tinkamo verslo rašymo etiketo. Pavyzdžiui, dokumentas turi būti suformatuotas tinkamomis antraštėmis, tvarkingomis paraštėmis ir standartiniu šriftu arba šriftu. Tikimasi, kad laišką bus adresuojamas tinkamam kontaktui ir bus naudojamas profesionalus, klientų kultūrai priimtinas pasisveikinimas. Neteisinga kontaktinė informacija arba per daug neoficialus pasisveikinimas gali turėti įtakos tam, ar pasiūlymo laiškas bus perskaitytas, ar atmetamas.
Be tinkamo etiketo, taip pat svarbus pasiūlymo laiško tonas. Oficialūs, tačiau suasmeninti metodai paprastai geriausiai veikia Vakarų kultūrose, o kai kurie verslo santykiai leidžia neformalų atspalvį. Rytų kultūros paprastai, nors ir ne visada, teikia pirmenybę formaliam, profesionaliam požiūriui. Jei kyla abejonių dėl tinkamo tono, geriausias yra formalus ir profesionalus požiūris.
Nors joks pasiūlymo laiškas negarantuoja priėmimo, aktyvus balsas ir glaustas rašymas padidina šansus. Nevartokite dviejų ar trijų žodžių, kai užteks vieno. Trumpi, paprasti sakiniai yra geriau nei ilgos, sudėtingos pastraipos. Aktyvus balsas rodo aiškumą ir pasitikėjimą savimi, todėl rašydami venkite veiksmažodžių „būti“. Venkite tokių frazių kaip „jei norite“ arba „tu gali labiau“. Vietoj to rinkitės stiprius veiksmo veiksmažodžius ir tiesioginius raginimus veikti.
Konkretus pasiūlymo laiško turinys kiekvienam projektui ir verslo santykiams skirsis. Viena dažna klaida, kurią specialistai daro rašydami motyvacinį pasiūlymo laišką, yra perkartojimas arba apibendrinimas pridedamuose dokumentuose esančios informacijos. Atminkite, kad daugumos verslo specialistų laikas yra ribotas. Gerbkite savo skaitytojo laiką ir tiesiog nepakartokite pasiūlymo turinio. Verčiau parašykite laišką turėdami omenyje prisistatymą akis į akį: ką pasakytumėte ar kaip prisistatytumėte asmeniškai prieš įteikdami pasiūlymo dokumentą?