Projekto pokyčių valdymas – tai procesas, leidžiantis komandoms prireikus atlikti projekto pakeitimus. Tikslas – iki minimumo sumažinti poveikį, kurį projektų pakeitimai gali turėti sėkmingam projektų terminų laikymuisi. Siūlomi pakeitimai nagrinėjami siekiant nustatyti rizikos lygį keičiant projektą. Nustačius, kad pakeitimas suteiks pridėtinės vertės ir nereikalauja didelių pakeitimų, jis įgyvendinamas. Jei siūlomas pakeitimas reikalingas, bet reikia keisti projekto planą, užklausos pateikėjas, paprastai komandos narys arba klientas, pateikia pakeitimo prašymą.
Kai kurios problemos ar prašymai pakeisti projekto planą dažnai yra neišvengiami. Paprastai projekto pokyčių valdymo planas yra iš anksto sudarytas prieš pradedant projektą. Tai leidžia sistemingai spręsti projekto pokyčius ir atlikti pakeitimus, kurie skatina projekto tikslus ir uždavinius.
Kai siūlomi projektų pakeitimai, įvertinamas pakeitimo modifikavimo poveikis. Turint projekto pokyčių valdymo planą, galima užtikrinti darną, kad užbaigtas projektas patenkins užsakovo poreikius. Siūlomo projekto pakeitimo įtaka paprastai analizuojama siekiant vieno iš trijų rezultatų:
Pirmiausia atsižvelgiama į prašomo pakeitimo tinkamumą. Pakeitimo užklausa vertinama pagal tai, ar pakeitimas gali įvykti nepakeitus projekto plano. Pakeitimas gali būti įgyvendintas kuo greičiau, jei tokie veiksniai kaip kliento kriterijai, projekto apimtis, tvarkaraštis ar biudžetas nereikalauja pakeitimų.
Antra, pakeitimas gali būti tinkamas, bet reikalauja pakeisti projekto planą. Projekto pakeitimų valdymo užsakymą paprastai užpildo užklausos teikėjas. Pakeitimų tvarka aprašo siūlomą pakeitimą ir apibrėžia projekto sritis, kurioms daromas poveikis. Ši informacija gali apimti specifiką apie išlaidas ir galimą riziką projekto rezultatams. Projekto vadovas įtraukia pakeitimą ir iš dalies keičia projekto planą, kad atspindėtų pakeitimus.
Galiausiai gali būti nuspręsta, kad kai kurių kliento ar komandos narių siūlomų pakeitimų priimti nereikia. Galima būtų nustatyti, kad pakeitimo įgyvendinimas nesukuria projekto vertės. Tokiu atveju užklausa perkeliama į projekto problemų sąrašą ir su užklausos pateikėju išsprendžiama vėliau.
Pagrindiniai projekto dalyviai paprastai yra atsakingi už projekto pokyčių valdymo procesą. Paprastai projekto vadovas ir rėmėjas – vadovybės ir projekto komandos ryšininkas – turi patvirtinti pakeitimų užsakymą prieš įvykstant projekto pakeitimams. Klientai taip pat turi pasirašyti, jei siūlomi pakeitimai turės jiems įtakos.