Duomenų saugojimas jau seniai buvo svarbus beveik bet kokio tipo verslo gerovei. Anksčiau tai reikšdavo popierinių dokumentų archyvų, kuriuos buvo galima gauti kada ir prireikus, archyvus, dažnai saugoti tuos įrašus dešimtmečius prieš juos išmetant. Šiandien elektroninis duomenų saugojimas palengvino užduotį – tai yra laiminga aplinkybė, nes dokumentų saugojimas yra svarbesnis nei bet kada verslui, norinčiam apsaugoti savo ir klientų interesus.
Yra įvairių tipų dokumentų, kurie turėtų būti įtraukti į bet kokio tipo duomenų saugojimo programą. Visi elektroniniai ryšiai, ypač el. laiškai ir slaptažodžiu apsaugoti failai bei kiti dokumentai, yra būtini saugojimo procesui. Kartu su elektronine korespondencija, bet kokios rūšies sutartys, sutartys ar kiti dokumentai, kuriuose yra įmonės ar jos įmonės teisinių reikalavimų, turi būti saugomi net po to, kai tuos dokumentus pakeičia naujesnės versijos. Kaip ir anksčiau, popieriniai dokumentai, tokie kaip klientų sąskaitos faktūros ir įrašai, darbuotojų prašymai ir personalo bylų turinys bei sveikatos priežiūros duomenys, taip pat turi būti efektyviai archyvuojami.
Viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl reikia sukurti ir palaikyti patikimą duomenų saugojimo programą, yra susijusi su teisinėmis problemomis. Paprasčiau tariant, bet kuriame dokumente, susijusiame su įmonės veikla, gali būti informacijos, kuri padėtų verslui, jei būtų iškelta byla. Išsaugota dokumentacija leidžia lengviau atkurti aktualius įvykius ir terminus bei įrodyti įmonės pareigūnų teiginius apie tai, ką jie padarė ir ko nepadarė konkrečiu teisiniu klausimu. Darant prielaidą, kad duomenų saugojimo programa yra išsami, efektyvus dokumentų archyvavimas gali sutaupyti daug laiko ir pinigų verslui imantis bet kokių teisinių veiksmų, įskaitant klausimus, susijusius su mokesčiais, incidentais, susijusiais su darbuotojais, ar su klientais sudarytas sutartis.
Geri duomenų saugojimo įpročiai ne tik teikia informaciją, kuri gali būti labai svarbi sprendžiant teisinę problemą, bet ir suteikia galimybę klientams teikti aukščiausios kokybės pagalbą. Galimybė atsekti įvykius, įvykusius prieš kelerius metus su konkrečiu klientu, gali atverti kelią spręsti problemą, kuri šiandien iškilo į priekį, arba įkvėpti kuriam nors naujam produktui ar paslaugai, kuri gali būti patraukli daugiau nei vienam klientui. Galimybė sudaryti ataskaitas iš archyvuotų duomenų gali padėti nustatyti tendencijas ir paskatinti idėjas, kurios kitu atveju niekada nebūtų akivaizdžios. Žvelgiant iš šios perspektyvos, duomenų saugojimas reiškia ne tik praeities įrašų kūrimą ir palaikymą, bet ir išteklių, galinčių padėti pagerinti verslo perspektyvas ateityje, sukūrimą.