Sutarties pasiūlymai yra dokumentai, kuriuos parengia pardavėjas arba tiekėjas, tikėdamasis užtikrinti konkretaus kliento verslą. Daugeliu atvejų šie pasiūlymai rengiami kaip atsakymas į potencialaus kliento užklausą. Galutinis bet kurio pasiūlymo dėl sutarties tikslas yra sukurti sutartinius santykius tarp tiekėjo ir kliento, kuris galiotų ilgą laiką.
Įvairaus dydžio įmonės kartais naudojasi savo perkamąją galia, kad užsitikrintų specialias kainas iš skirtingų pardavėjų ar tiekėjų. Nors didelės korporacijos reguliariai taiko šį metodą, mažesnės įmonės kartais jungiasi į kooperatyvus ar konsorciumus, siekdamos suderinti savo perkamąją galią ir siekti geresnių kainų. Abiem atvejais nėra neįprasta, kad įmonė pasirinktam potencialių tiekėjų skaičiui išduoda vadinamąjį RFP arba pasiūlymo užklausą. Tiekėjas, kuris atsako pateikdamas sutarties pasiūlymą, teikiantį didžiausią bendrą naudą klientui, paprastai užtikrina verslą ir, tikimasi, nustato ilgalaikius jųdviejų santykius.
Į tipinį sutarties pasiūlymą bus įtraukta keletas svarbių tipų informacijos. Pirma, dokumente bus nurodyta kainodara, pagrįsta kliento poreikiais. Neįprasta, kad kainodara yra mažesnė už standartinę paskelbtą kainodarą, teikiamą klientams, kurių perkamoji galia nėra tokia pati. Daugelis tiekėjų ir pardavėjų taip pat įtraukia tai, kas vadinama pakopos kainodara, kuri yra tiesiog kainodaros grafikas, suteikiantis klientui papildomų kainų pertraukų, jei jų produkto suvartojimas per tam tikrą laikotarpį viršija tam tikrą sumą.
Tinkamame sutarties pasiūlyme taip pat bus išsamiai aprašyta, kokią pagalbą tiekėjas teiks klientui. Tai gali apimti tokius elementus kaip užsakymų apdorojimo procedūros, garantijos, kad prekės ar paslaugos bus pristatytos per tam tikrą laikotarpį, ir grąžinimų apdorojimo procedūros. Kartu su kainodara, paslaugų apimties svarstymas dažnai gali turėti didelį skirtumą, ar bandymas užtikrinti verslą yra sėkmingas, ar ne.
Taip pat svarbi sutarties pasiūlymo trukmė. Konkrečios pradžios ir pabaigos datos nustatymas leidžia klientui suprasti, kiek laiko galios įsipareigojimas. Situacijų, dėl kurių kiekviena šalis gali anuliuoti sutartį, įtraukimas taip pat padeda apsaugoti tiek pardavėjo, tiek tiekėjo teises ir pareigas. Daugelyje sutarčių pasiūlymų formatų taip pat yra nuostatų, leidžiančių automatiškai pratęsti sutartį, jei abi šalys sutinka su šia galimybe.
Nėra vieno tinkamo būdo parengti sutarties pasiūlymą. Galutinis formatas labai priklauso nuo to, kas gali pritraukti klientą ir uždirbti verslą. Nors RFP naudojimas kaip gairės rengiant pasiūlymą visada yra geriausias pasirinkimas, tais atvejais, kai nepateikiamos pasiūlymo gairės, tiekėjams būtina nuodugniai ištirti kliento pobūdį ir poreikius. Idealiu atveju tyrimas leis tiekėjui parengti ir pateikti sutarties pasiūlymą, kuris sudomintų užsakovą ir sudarytų galimybę užmegzti ilgalaikius, abiem pusėms naudingus santykius.