Darbo išlaidų lapas paprastai reiškia apskaitos dokumentą, kuris naudojamas konkretaus projekto ar užsakymo išlaidoms apskaičiuoti, paprastai vadinamam darbu. Tokį dokumentą galima kurti rankiniu būdu, naudojant skaičiuoklių programinę įrangą arba programinę įrangą, sukurtą specialiai darbo sąnaudoms apskaičiuoti. Darbo išlaidų apskaičiavimas gali būti labai sudėtingas. Dėl šios priežasties programinė įranga, sukurta specialiai šiai užduočiai, tapo vis populiaresnė.
Yra daug veiksnių, kuriuos galima įvertinti darbo sąnaudų lape. Galutinių verčių tikslumas priklausys nuo šių veiksnių tikslumo. Darbas gali būti vienas ryškiausių. Nustatant darbą paprastai reikia apskaičiuoti, kas dirbo ir kiek laiko dirbo.
Kadangi daugelis darbuotojų turi skirtingus darbo užmokesčio tarifus, juos gali tekti įvesti atskirai. Valandos, dirbtos taikant įprastą darbo užmokestį, turėtų būti atskirtos nuo tų valandų, kurios buvo dirbtos pagal viršvalandžius. Paprastai apskaičiuojama bendra darbo kaina vienam asmeniui. Tai gali būti naudinga nustatant, kurie skyriai buvo daugiausiai išlaidų įgyvendinant projektą. Galiausiai bus paskaičiuota ir bendra viso darbo kaina.
Medžiagų išlaidos taip pat įtrauktos į darbo sąnaudų lapą. Paprastai jie yra suskirstyti pagal gaminius. Ar apskaitoje apskaitomas visas daikto panaudojimas iš dalies, priklauso nuo įmonės apskaitos praktikos.
Kad būtų tikslūs, darbo sąnaudų lape turi būti nurodytas pardavimo mokestis, siuntimo išlaidos ir pridėtinės išlaidos. Kai nustatomos kelių darbų sąnaudos, gali būti sudėtinga, bet būtina užduotis išvengti pridėtinių išlaidų persidengimo. Dvi iš galutinių lapo verčių bus bendra darbo kaina ir pelnas. Pelną galima nustatyti iš pardavimo kainos atėmus visą darbo kainą.
Sunku nustatyti, kas yra standartinis darbo sąnaudų lapas. Šie dokumentai įvairiose įmonėse ir įvairiose darbovietėse gali labai skirtis. Taip yra todėl, kad išlaidos gali labai skirtis. Pavyzdžiui, projektui gali prireikti papildomų paslaugų, tokių kaip konsultacijos arba kai kurių darbo aspektų perdavimas iš išorės. Šios išlaidos paprastai netinka nė vienai iš pirmiau nurodytų kategorijų. Šios išlaidos gali būti įtrauktos į kitą kategoriją, pavyzdžiui, paslaugas.
Prieš pradedant darbą, paprastai yra apskaičiuojamos išlaidos. Paprastai jie skirstomi į kategorijas. Darbo išlaidų lapą galima naudoti norint palyginti suskirstytas faktines išlaidas su numatomomis išlaidomis. Kai yra skirtumų, lapo rezultatai gali būti naudojami ateityje, kai nurodomos panašių projektų įkainiai.