Apskaitos knyga – tai pilnas visų sąskaitų, naudojamų verslo ar asmeninių finansų apskaitoje, įrašas. Paprastai žmonės buhalterinę knygą vadina didžiąja knyga, o buhalteris ar buhalteris naudoja jį kartu su apskaitos žurnalu. Žurnalas yra kasdienis finansinių operacijų registravimas, o didžioji knyga skiriasi, nes buhalteris įrašo operacijas pagal sąskaitų pavadinimus. Paprastai didžiojoje knygoje yra penkios klasifikacijos: turtas, išlaidos, įsipareigojimai, savininko nuosavybė ir pajamos.
Paprastai žurnalo ir knygos puslapių išdėstymas skiriasi. Labiausiai paplitusi didžioji knyga yra keturių stulpelių dizainas, kuriame yra stulpeliai debeto ir kredito operacijoms bei debeto arba kredito einamajam likučiui. Kituose stulpeliuose įrašoma įrašo data, registravimo nuoroda, kuri sutampa su žurnalo įrašu, ir prekės arba operacijos aprašymas. Paskelbimo nuoroda arba pranešimas. Nuoroda yra žurnalo puslapio, kuriame buvo paskelbtas įrašas, numeris ir yra svarbus kryžminiam įrašų patikrinimui.
Vienas iš buhalterinės apskaitos knygos privalumų yra tai, kad ji suteikia buhalteriui momentinę finansinės padėties vaizdą. Kitaip nei žurnalas, knygelė palaiko einamąjį balansą. Įmonės savininkas gali peržiūrėti tam tikros kategorijos operacijas neieškodamas žurnalo įrašų. Pavyzdžiui, jei asmuo norėtų pamatyti, kiek klientų turi neapmokėtų sąskaitų jo įmonėje, jis ar ji patikrintų Gautinos sumos, esančios knygos antraštėje Turtas.
Registravimas – tai datų, aprašymo ir piniginių sumų kopijavimo į žurnalą iš žurnalo procedūra. Paprastai buhalteris naudoja žurnalo įrašo registravimo nuorodą kaip nuorodą, kad jis įrašė žurnalo įrašą į didžiąją knygą. Pavyzdžiui, jei žmogus daro kavos pertraukėlę registruodamas žurnalo įrašus į buhalterinę knygą, palygindamas registravimo nuorodas, jis gali lengvai rasti, kas buvo atlikta. Jei tinkamai atlikta, užpildyti įrašai turės paskelbimo įrašus. Neužbaigti įrašai neturės paskelbimo nuorodos numerio.
Kiti svarbūs užrašai apskaitos knygoje apima nurodymą, ar sąskaita uždaryta ir ar jai taikomos kitos situacijos. Kartais buhalteris nurodo apskaitos klaidas, įrašydamas koregavimą ar taisymą knygoje. Kai likutis perkeliamas į kitą puslapį, buhalteris ant lapo įrašo likutį. Šie užrašai yra svarbūs proceso vientisumui.