Darbo eigos tobulinimas yra svarbus procesas, nesvarbu, ar jis skirtas asmeniui, ar organizacijai. Įrodyta, kad patobulinta darbo eiga padidina efektyvumą, sumažina laiko ir išteklių švaistymą bei pagerina moralę. Darbo eigos tobulinimo būdas gali būti toks pat paprastas kaip sugaišto laiko nustatymas ir pašalinimas arba toks sudėtingas kaip viso proceso išnagrinėjimas ir pakeitimas ir (arba) viso ar dalies automatizavimas. Nesvarbu, koks didelis ar mažas darbas ar procesas, verta skirti laiko ir pastangų, siekiant pagerinti darbo eigą.
Pirmas žingsnis siekiant pagerinti darbo eigą yra nustatyti ir pašalinti atliekas, o didžiausias visų švaistymas yra laikas. Šiuolaikinė darbo vieta priprato ir priklausoma nuo el. pašto, momentinių pranešimų ir žinučių siuntimo. Šios komunikacijos priemonės buvo skirtos taupyti laiką, tačiau jos gali sukelti nenaudingos informacijos perteklių ir sugaištą laiką. Galite pagerinti darbo eigą tiesiog panaikindami arba apribodami momentinių pranešimų ir žinučių siuntimą bei nustatydami pagrįstus lūkesčius el. paštu. Reagavimas į el. laiškus arba atsakymas į juos vos tik jiems atėjus gali būti laiko švaistymas. Nustačius kelis kartus per dieną, skirtą el. laiškų skaitymui ir atsakymui į juos, pagerės darbo eiga ir našumas.
Šie trikdžiai yra tik keletas iš daugelio, galinčių sustabdyti darbo eigą. Bet koks darbas ar procesas vyks geriau ir toliau, skiriant tam pakankamai laiko, o ne bandant jį atlikti mažais žingsneliais. Skirdami net 20 ar 30 minučių vienai užduočiai ar procesui, galėsite pasiekti didelių žingsnių didinant produktyvumą ir gerinant darbo eigą. Dėmesys tam tikrai užduočiai palyginti trumpą, bet nepertraukiamą laiko bloką gali būti vienas geriausių būdų, padedančių pagerinti darbo eigą.
Sudėtingesnėms procedūroms ir didesnėms organizacijoms reikia sistemingesnio požiūrio, siekiant pagerinti darbo eigą. Šie procesai apima darbo eigos suskaidymą į mažus baigtinius veiksmus ir su kiekvienu žingsniu susijusių užduočių analizę. Du svarbiausi principai, kuriuos vėliau galima priskirti kiekvienam žingsniui, yra atsakomybė ir automatizavimas. Vienas asmuo ar subjektas turi būti visiškai atsakingas už kiekvieno žingsnio įvykdymą, o tai pašalina badymą pirštais ir atidėliojimą.
Kita dalis klausia, ar veiksmas gali būti automatizuotas. Bet kuri proceso dalis, kurią galima visiškai automatizuoti, pašalinant darbuotojus iš lygties, yra svarbus žingsnis gerinant darbo eigą. Išanalizavus kiekvieną žingsnį, paskyrus atsakomybę ir, kur įmanoma, automatizavus darbą, visas darbo eigos procesas bus gerokai patobulintas.
Darbo eigos tobulinimo veiksmai dažniausiai apima sveiką protą ir tradicinius valdymo metodus. Iššūkis yra suskaidyti darbo eigą į valdomus veiksmus ir tada patobulinti kiekvieną veiksmą. Tokiu būdu galite pašalinti atliekas, maksimaliai padidinti laiką ir produktyvumą bei pagerinti darbo eigą.