Verslo konferencijos planavimas nėra kažkas, kas nutinka per naktį. Yra vietų, kur galima užsisakyti, rėmėjų susiburti ir pranešėjų, į kuriuos galima įtraukti. Taip pat yra smulkių detalių, pavyzdžiui, kur dalyviai apsistos mieste, koks maistas tiekiamas ir daugybė kitų dalykų, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį, jei norime, kad konferencija būtų sėkminga. Jei ruošiatės planuoti konferencijas, atminkite keletą dalykų.
Pirma, niekada nemanykite, kad visas smulkmenas galite susitvarkyti patys. Tiesą sakant, labai tikėtina, kad be pagalbos nesugebėsite sudaryti viso sąrašo, ką reikia sutvarkyti. Dėl šios priežasties pirmoji jūsų, kaip konferencijų planuotojo, užduotis turėtų būti planavimo komiteto surinkimas. Paprastai pakanka penkių–šešių asmenų grupės kasmetinei konferencijai suburti nuo šimto iki penkių šimtų dalyvių. Tikėtina, kad visas komitetas apims visus pagrindus ir leis iš anksto išspręsti visus pagrindinius susirinkimo aspektus.
Kartu su savo komiteto sudarymu labai svarbu kuo greičiau pradėti ruoštis. Tikrai nesvarbu, ar iki verslo konferencijos liko aštuoni mėnesiai. Konferencijų planavimo ekspertai dažnai pradeda darbą su būsimu renginiu prieš dešimt ar vienuolika mėnesių. Taip pat turėsite daugiau laiko palyginti įvairių konferencijų vietų kainas, ištirti ir derėtis dėl geresnių viešbučių kainų dalyviams, taip pat turėsite daugiau laiko rasti renginiui tinkamus pranešėjus.
Įsitikinkite, kad kiekvienas komiteto narys turi atlikti konkrečias užduotis. Kiekvienai užduočiai turi būti suteiktas prioritetas ir turi būti nustatyta pristatymo data. Konferencijų planavimas dažnai apima užduočių išdėstymą logiška seka, kad veiksmai, kuriuos reikia atlikti prieš sprendžiant kitus klausimus, būtų atlikti laiku. Kadangi kiekvienas komiteto narys yra atsakingas už tam tikrą punktų rinkinį, kurį turi užbaigti iki kito posėdžio, mažėja tikimybė, kad artėjant renginio datoms bus perkrautas užduotimis.
Visada gaukite įsipareigojimus raštu. Norite, kad viešbutis gautų raštišką patvirtinimą, kad jūsų dalyviai gaus konkrečią dienos įkainį dalyvaudami renginyje. Taip pat gaukite dokumentuotą ir išsamią informaciją apie tai, ką viešbutis pateiks konferencijų salėse ir susirinkimų salėse kalboms, vakarienėms ir konferencijos metu siūlomoms pamokoms. Tas pats pasakytina ir apie bet kokius specialius oro ar geležinkelio tarifus, kuriuos užtikrinate dalyviams. Tai ne tik suteiks jums ramybę, bet ir padės daug lengviau peržiūrėti kiekvieno planavimo komiteto posėdžio pažangą ir susidaryti tikslų vaizdą apie tai, ką dar reikia padaryti.
Iš anksto suteikite renginio dalyviams išsamias instrukcijas ir gaires. Paruoškite paprastą schemą, kurioje būtų nurodyta, kur konferencijų ar parodų salėje galima įrengti kiekvieną parodos stendą, kartu pateikite informaciją apie tai, kur iš anksto išsiųsti stendo medžiagas ir kur jas atsiimti tą dieną, kai jie atvyksta į parodą. Taip visi, taip pat ir konferencijos planavimo komitetas, sutaupys daug galvos skausmo renginio išvakarėse.
Paskutinis patarimas planuojant konferenciją – tikėtis netikėtumų. Kad ir kaip kruopščiai jūsų komitetas suplanuotų renginį, visada bus tam tikrų nesklandumų. Pranešėjas susirgs ir turės atsitraukti, arba viešbutis netyčia užsakys vieną iš pokylių kambarių. Pasinaudokite bendra savo komiteto patirtimi, kad nustatytumėte dažniausiai pasitaikančias paskutinės minutės problemas, kurios gali kilti, ir iš anksto nuspręskite, kaip jas veiksmingai spręsti.
Kai konferencijos planavimas atliktas efektyviai, organizacijai gana lengva surengti konferenciją, o suinteresuotoms šalims – lygiai taip pat paprasta dalyvauti konferencijoje. Jūsų tikslas iš tikrųjų yra dvejopas. Norisi, kad konferencijos srautas būtų kuo tolygesnis. Tuo pačiu metu jūs taip pat norite įsitikinti, kad visas nenumatytas problemas galima išspręsti greitai ir efektyviai. Planuodami iš anksto, deleguodami užduotis kompetentingam komitetui ir logiškai apdorodami veiksmų elementus, konferencijos planavimo procesas bus valdomas ir galiausiai bus labai sėkmingas.