Pasiūlymų pirkimas – tai sistema, kurioje įmonės, ieškančios prekės ar paslaugos, leidžia kitoms įmonėms ar asmenims pateikti konkuruojančius pasiūlymus, siekdamos laimėti teisę teikti pageidaujamą prekę ar paslaugą. Šis procesas taip pat žinomas kaip „kvietimas teikti pasiūlymus“, nes įmonė, kuriai reikia produkto ar paslaugos, ragina tiekėjus pateikti geriausią pasiūlymą. Pirkimus dažnai tvarko įmonės, ieškančios prekės ar paslaugos, pirkimo agentas. Šis asmuo turi teisę sudaryti sutartis su laimėjusius pasiūlymus tiekėjais.
Dauguma įmonių, kurios remiasi trečiųjų šalių produktais ar paslaugomis, turi pirkimų skyrių. Šios įmonės apima tos, kurioms reikia žaliavų galutiniam produktui gaminti, pavyzdžiui, gamybos įmonės, kompiuterių surinkėjai ar perpardavėjai, be kita ko. Pasiūlymų prašanti įmonė taip pat nurodys kiekvieno pasiūlymo reikalavimus dokumente, vadinamame prašymu pateikti pasiūlymą (RPP). Prašyme pateikti pasiūlymą nurodoma tvarka, kurios konkurso dalyviai turi laikytis pateikdami savo pasiūlymus. Paprastai tai apima kainą, kurią tiekėjas tieks prekę ar paslaugą, ir laiką, per kurį jie bus pristatyti.
Vyriausybinės įmonės paprastai naudoja viešųjų pirkimų sistemą, kad gautų kelis sąžiningus pasiūlymus dėl bet kurio jiems reikalingo produkto ar paslaugos. Taip siekiama užtikrinti, kad sudarant bet kurią konkrečią sutartį neatsirastų netinkamų veiksmų. Pavyzdžiui, Jungtinių Valstijų bendrosios tarnybos administracija (GSA) turi keletą departamentų, kurie valdo pasiūlymų viešųjų pirkimų sistemą. GSA turi svetainę, kurioje pateikiamos visos kontaktinės galimybės ir su jomis susijusios kainų siūlymo instrukcijos.
Dauguma pasiūlymų viešųjų pirkimų sistemų reikalauja, kad laimėtojas būtų mažiausia kaina. Tačiau kai kurios sistemos priklauso nuo kintamųjų, tokių kaip pristatymo laikas, tiekėjo įsipareigojimų nevykdymo tikimybė ir tiekėjo kreditas, deriniu. Norėdami pateikti pasiūlymą, potencialus tiekėjas turi tik užsiregistruoti pasiūlymo prašančioje įmonėje ir parengti savo pasiūlymą pagal konkrečias sutarties taisykles ir gaires.
Laimėjusiam tiekėjui praneša pirkimo vadybininkas ir su juo oficialiai sudaroma sutartis. Tiekėjui yra skiriamas tam tikras laikas pristatyti savo produktą ar paslaugą. Jei prekės ar paslaugos nebus pristatytos laiku, kontaktas gali būti paskelbtas negaliojančiu, o pasiūlymo pirkimo procesas prasidės iš naujo. Tiekėjas, kuris negalėjo pristatyti laiku, paprastai yra diskvalifikuojamas nuo tolesnių pasiūlymų dėl tos pačios sutarties.