Sąskaitų faktūrų valdymas yra vidinė verslo funkcija, atsakinga už tiekėjų ar tiekėjų dokumentų tvarkymą. Sąskaitos faktūros yra pirminis dokumentas apskaitoje. Pirminiuose dokumentuose pateikiama konkreti informacija, susijusi su finansine operacija. Pardavėjai paprastai įmonėms teikia išorines paslaugas, tokias kaip priežiūra, komunalinės paslaugos, biuro reikmenys ar reklama. Tiekėjai atstovauja įmonėms, teikiančioms verslui ekonominius išteklius. Ekonominiai ištekliai apima žaliavas ir tiesioginį darbą, reikalingą vartojimo prekėms ar paslaugoms gaminti. Įmonės naudoja sąskaitų faktūrų valdymo procesus, siekdamos užtikrinti, kad pardavėjai ir tiekėjai gautų mokėjimą laiku.
Įprastas sąskaitų faktūrų valdymo procesas yra trijų krypčių atitikties sistema, randama mokėtinų sąskaitų funkcijose. Pirkimo užsakymai yra įmonės vidinė informacija, suteikianti asmenims konkretų įgaliojimą pirkti prekes iš pardavėjų ar tiekėjų. Paprastai įmonėje yra dvi pirkimo užsakymų kopijos. Vienas išsiunčiamas pardavėjui arba tiekėjui, o kitas saugomas įmonės buhalterijoje. Šis dokumentas pradedamas naudoti vėliau, tvarkant sąskaitas faktūras.
Įmonės, naudojančios verslo technologijų programinę įrangą, gali naudoti elektronines pirkimo užsakymų kopijas. Užuot saugoję popierinę kopiją faile, įmonės gali nuskaityti šią informaciją į serverio duomenų bazę. Tai leidžia asmenims prireikus peržiūrėti arba gauti pirkimo užsakymą. Verslo programinė įranga taip pat gali padidinti pirkimo užsakymo informacijos tikslumą.
Antrasis dokumentas trijų krypčių atitikties sąskaitų faktūrų valdymo sistemoje yra gavimo bilietas. Gavimo bilietas ir nurodo visas prekes ar paslaugas įmonė gavo pagal pirkimo užsakymą. Už bilietų gavimą dažniausiai atsako įmonės sandėlis arba administracijos darbuotojai. Pirkimo užsakymo ir gavimo bilieto kopija siunčiama į apskaitą, kad būtų galima užbaigti sąskaitos apmokėjimą.
Daugelis pardavėjų ir tiekėjų siūlo klientams 30 dienų sumokėti prieš įvertindami mokesčius ir palūkanas už nesumokėtus likučius. Mokėtinų sąskaitų tarnautojai pateiks gavimo bilietą ir pirkimo užsakymą kaip neapmokėtą bylą. Gavęs galutinę pardavėjo sąskaitą, kurioje prašoma apmokėti, mokėtinų sumų tarnautojas suderins visus tris dokumentus, kad užtikrintų informacijos sutapimą. Kiekvieno dokumento informacijos suderinimas yra trijų krypčių sąskaitų faktūrų valdymo sistemos esmė. Įmonės retai moka pardavėjams ar tiekėjams, jei dokumentai nesutampa. Baigus mokėtinų sąskaitų procesą, tarnautojai iškirps sąskaitos faktūros čekį, paprašys savininko ar atitinkamo vadovo pasirašyti ir išsiųs čekį paštu.
Įmonės gali naudoti pritaikytas sąskaitų faktūrų valdymo sistemas. Verslo savininkai ir vadovai sukurs sistemą, kuri geriausiai palaikytų jų buhalterines ir apskaitos funkcijas. Didesnės organizacijos, kiekvieną mėnesį gaunančios kelis šimtus sąskaitų faktūrų, gali norėti paprastesnės sistemos nei trijų krypčių atitiktis. Sąskaitų faktūrų valdymas nereikalauja, kad visos įmonės naudotų tą pačią sistemą.