Sąskaitų planai iš esmės yra įvairių su organizacijos finansais susijusių pajamų ir išlaidų kategorijų sąrašas. Nors tiksli sąskaitų plano eilučių konfigūracija gali šiek tiek skirtis priklausomai nuo objekto, yra keletas pagrindinių kategorijų, kurias rasite beveik kiekvienoje apskaitos knygoje. Papildomos kategorijos gali atspindėti organizacijos vykdomos veiklos pobūdį, pvz., labdaros lėšos, skirtos konkretiems tikslams, arba turtas, skirtas su įmone susijusiam plėtros projektui.
Pagrindinė kategorijų grupė, esanti sąskaitų plane, nesiskiria nuo tų, kurios yra beveik kiekvieno namų ūkio biudžete. Tai apimtų tokius eilutinius elementus kaip nuomos arba hipotekos likučiai ir mokėjimai, pagrindinės komunalinės paslaugos ir bet kokia einamoji skola, mokama kiekvieną mėnesį, pvz., kredito kortelių likučiai. Tiksli šių kategorijų tvarka gali būti toliau apibrėžta nustatant eilučių straipsnių seriją arba taikant bendrosios knygos metodą ir įtraukiant kai kuriuos elementus į plačias kategorijas. Pavyzdžiui, gali būti naudinga sudaryti sąskaitų planą taip, kad elektros, vandens ir telefono paslaugų eilutės būtų sugrupuotos į komunalinių paslaugų kategoriją, o ne kaip atskiros kategorijos.
Be pagrindinių kategorijų, įtrauktų į sąskaitų planą, dažnai yra pavadinimų, būdingų tik konkrečiam subjektui. Ne pelno organizacijos gali naudoti eilutes, kurios leidžia įrašyti nario mokesčius, pajamas, gautas iš lėšų rinkimo veiklos, arba surinkimus, kurie turi būti taikomi konkrečiam projekto fondui. Įmonių sąskaitų plane visada bus gautinos ir mokėtinos sumos kaip struktūros dalis. Taip pat dažnai yra kategorijų, kurios leidžia tvarkingai sekti konkrečiam skyriui arba bendram įmonės buveinės naudojimui skirtas lėšas savo nuožiūra.
Daugelis organizacijų pasirenka naudoti sąskaitų sistemą, pagal kurią kiekvienai sąskaitų plane nurodytai kategorijai reikia sukurti ir raidinį, ir skaitinį pavadinimą. Jei pagrindinėse kategorijose yra subkategorijų, į tai paprastai atsižvelgiama nustatant knygose naudojamą numeravimo seką. Tie patys pavadinimai taip pat bus rodomi kaip eilutės straipsniai tiek organizacijos balanse, tiek pelno (nuostolių) ataskaitoje. Vykdydami šį procesą labai lengva susieti sandorius ir užtikrinti, kad finansiniai įrašai išliktų tinkamai subalansuoti.