Sąskaitų faktūrų apdorojimas – tai sąskaitų faktūrų tvarkymo procedūrų serija, siekiant užtikrinti, kad jos būtų apmokėtos laiku. Individualios įmonės paprastai turi savo apdorojimo sistemas, kuriose dalyvauja buhalteriai, taip pat vadovai ir kiti darbuotojai. Yra programinė įranga, padedanti apdoroti sąskaitas faktūras, kurios supaprastina procesą, palengvina įrašų vietą ir suteikia greitą prieigą prie neapmokėtų sąskaitų faktūrų.
Procesas prasideda nuo sąskaitos faktūros pristatymo faksu, el. paštu, paštu ar kita sistema. Apskaitos darbuotojas turi atidaryti ir peržiūrėti sąskaitą faktūrą, kad nuspręstų, kaip elgtis toliau. Jame gali būti pirkimo užsakymo numeris, nurodantis, kad už tą pirkimo užsakymą atsakingas asmuo turi jį patvirtinti. Tai gali apimti sąskaitos faktūros patikrinimą, palyginti su faktinėmis gautomis prekėmis, ir patikrinimą, ar asmuo pirmiausia patvirtino pirkinį. Jei pirkimo užsakymo numerio nėra, buhalteris turi išnagrinėti dokumentą, kad nustatytų, apie kokį produktą ar paslaugą kalbama.
Elektroninėse sąskaitų faktūrų apdorojimo sistemose žmonės gali įrašyti sąskaitos faktūros duomenis, įskaitant pradinį tiekėją, išsamią informaciją, mokėjimo datą ir kt., sukurdami stebimą duomenų bazės įrašą. Apskaitos prižiūrėtojai gali prašyti neapmokėtų sąskaitų sąrašų, surūšiuotų pagal terminą ir kitus parametrus. Kai buhalteris patvirtina mokėjimą, lėšos gali būti išsiųstos čekiu, elektroniniu lėšų pervedimu ir kitais būdais, naudojant faile esančią pardavėjo informaciją. Jei pardavėjas yra naujas, apskaitos skyriui gali tekti susisiekti, kad surinktų informaciją, jei atsiskaitymo duomenys nėra išsamūs.
Įmonės registruoja savo mokėjimus čekiu arba patvirtinimo numeriu, priklausomai nuo to, kaip jos pateikia lėšas, kad sukurtų įrašą, rodantį, kada ir kaip jos atliko mokėjimą. Kai pinigai bus išsiųsti, buhalteris gali pažymėti, kad sąskaita faktūra apmokėta, ir perkelti juos iš mokėtinų sąskaitų stulpelio savo knygose. Jei kyla ginčas dėl mokėjimų, šiuos įrašus galima peržiūrėti, kad sužinotumėte, kur mokėjimas buvo klaidingas ir kaip išspręsti problemą.
Sąskaitų faktūrų apdorojimo veiksmų skaičius gali skirtis, priklausomai nuo įmonės ir jos naudojamų sistemų. Avariniai seifai yra įmontuoti, kad būtų išvengta problemų, tokių kaip dvigubi mokėjimai, apmokėjimas už neteisėtus pirkinius arba sąskaitos faktūros neapmokėjimas per nustatytas sąlygas. Mažoje įmonėje už šiuos mokėjimus gali būti atsakingas vienas asmuo, o didesnės įmonės gali turėti visą mokėtinų sąskaitų skyrių, atsakingą už visų sąskaitų faktūrų apdorojimą, kiekvienam pardavėjui nuo komunalinių paslaugų teikėjų iki subrangovų, kuriuos įmonė naudoja konkretiems projektams.