Įrašų valdymas (RM) – tai procesas, skirtas tvarkyti įrašus nuo jų sukūrimo iki taško, kai juos reikia sunaikinti. Žmonės, kurie praktikuoja įrašų tvarkymą, paprastai turi kolegijos laipsnius ir specialų mokymą šioje srityje, įskaitant mokymus tam tikroms pramonės šakoms ir įmonėms. Didelėse įstaigose įrašų tvarkymas gali būti visu etatu dideliam personalui, o mažesnės organizacijos gali pasikliauti sekretoriumi arba biuro padėjėju, kad tvarkytų savo įrašus.
Gerai įdiegta įrašų valdymo sistema prasideda nuo kūrimo taško su standartizuota įrašų kūrimo sistema, kuri sukurta taip, kad įrašai būtų naudingi, nuoseklūs ir lengvai pasiekiami. Šie standartai taikomi viskam – nuo įrašo formatavimo iki informacijos pateikimo viduje. Sukūrus įrašą, jis patenka į įrašų valdymo sistemą, kurioje registruojamas, stebimas ir prižiūrimas.
Kai kam reikia prieigos prie įrašo, sistema leidžia nustatyti įrašo vietą. Indeksavimo įrašai gali būti naudojami norint patvirtinti, kad įrašas yra baigtas, ir padaryti pastabas apie tai, kaip ir kada įrašas buvo naudojamas. Sistema taip pat gali būti naudojama apskaičiuojant mokesčius už prieigą prie įrašų – įprasta praktika, kai žmonės nori savo įrašų kopijų. Pasibaigus įrašo naudojimo laikui, jį galima sunaikinti archyvuojant, sunaikinant ar kitomis priemonėmis.
Tvarkomi įrašai gali apimti skaitmeninius arba fizinius įrašus, o kartais ir jų derinį. Kadangi vis daugiau įmonių perėjo prie popierinio biuro formato, dalis šio proceso apėmė fizinių įrašų skaitmeninimą ir duomenų bazių kūrimą, suteikiančią galimybę biuro įrašų valdymo sistemai augti.
Svarbus įrašų valdymo aspektas yra laikymasis pramonėje visuotinai priimtų standartų ir įstatymų. Pavyzdžiui, medicininiai ir teisiniai įrašai turi būti kontroliuojami privatumo sumetimais, o apskaitos įrašai turi atitikti apskaitos standartus. Žmonės, dirbantys su įrašais ir juos tvarkantys, mokomi archyvavimo praktikos, saugos ir įrašų organizavimo klausimais, kad galėtų efektyviai ir efektyviai dirbti.
Žmonės, turintys aukštąjį laipsnį su įrašų tvarkymu susijusiose srityse, turi daugybę įsidarbinimo galimybių. Tai apima didelių archyvų ir įrašų tvarkymą, darbą su organizacijomis, kurios kuria standartus ir praktiką įrašų saugotojams, ir pagalbą kuriant programinę įrangą, naudojamą įrašų valdymui. Praktikuojantys asmenys, neturintys aukštesniųjų laipsnių, gali turėti ribotesnes įsidarbinimo galimybes, net ir turintys didelę patirtį, atsižvelgiant į tai, kokio tipo įrašus jie nori tvarkyti.