Sakoma, kad kažkas turi išliekamąją vertę, kai jis turi istorinę reikšmę arba kitokios formos vertės, kurios, kaip tikimasi, išliks ir ateityje. Nors daugelis meninių dokumentų, įskaitant menininkų manifestus ir literatūros kūrinius, turi išliekamąją vertę, šis terminas taip pat dažnai vartojamas teisiniams ir verslo dokumentams. Dokumento saugojimo priežastys yra įvairios, tačiau dažniausiai jos yra susijusios su dokumentu, kuriame yra naujos, revoliucinės ar tikėtinos naudos ateityje. Vidutiniškai išliekamąją vertę turintys dokumentai sudaro mažiau nei 5 procentus visų parengtų dokumentų. Už dokumentus atsakingos organizacijos paprastai nenustato, kurie dokumentai yra vertingi; tai dažniausiai paliekama archyvarams.
Galima sakyti, kad daugelio rūšių dokumentai turi išliekamąją vertę. Nors šis terminas gali būti naudojamas literatūros kūriniams ir piešiniams, jis dažniau vartojamas verslo ir teisiniams dokumentams. Šie dokumentai retai parenkami dėl jų vertės iškart po jų sudarymo; archyvarai paprastai laukia kelerius metus, kad pamatytų, koks ilgalaikis jų poveikis, kad nustatytų, ar šie dokumentai turi realią archyvinę vertę.
Paprasti dokumentai nelaikomi turinčiais išliekamąją vertę; visam laikui archyvuojami tik nepaprasti dokumentai vėlesniam naudojimui ir tyrimams. Tai gali įvykti dėl daugybės priežasčių, tačiau dažniausiai taip yra todėl, kad dokumentuose yra būtina arba revoliucinga informacija. Pavyzdžiui, teisiniai dokumentai, kuriuose detalizuojamas teismo sprendimas, smarkiai pakeitęs kitų teismų požiūrį į nagrinėjamą klausimą, būtų laikomi turinčiais išliekamąją vertę; teisiniai dokumentai apie bendrą teismo bylą nebūtų laikomi turinčiais išliekamąją vertę.
Labai nedaug dokumentų yra laikomi turinčiais išliekamąją vertę, nes daugumoje dokumentų detalizuojami bendri įvykiai, kurie, nors ir naudingi dokumentus rengiančiam verslui ar biurui, nėra naudingi visam pasauliui. Vidutiniškai mažiau nei 5 procentai visų sukurtų dokumentų laikomi turinčiais archyvinę vertę. Kitus dokumentus įmonė gali archyvuoti kelerius metus, tačiau dažniausiai jie sunaikinami, kai nebenaudojami. Net jei įstaiga nuolat saugo dokumentus archyve, jie laikomi turinčiais nuolatinę vertę tik tuo atveju, jei archyvavimo įstaiga susitaria dėl jų vertės.
Nors už dokumentą atsakinga institucija gali jį išrinkti kaip išliekamąją vertę, tai retai pasitaiko. Paprastai archyvarai yra atsakingi už tai, kad būtų surasti ir nustatyti, kurie dokumentai bus naudingi ateičiai. Archyvininkų komanda paprastai priima tokį sprendimą, peržiūrėjusi dokumento informaciją, jo ilgalaikį poveikį ir tai, ar dokumentas pirmasis detalizuoja vertingą informaciją. Kai kurie dokumentai, kurie ne pirmieji praneša vertingą informaciją, yra archyvuojami, tačiau dažniausiai jie nėra laikomi vertingais.