Didelės įmonės „back office“ yra daug skirtingų sistemų, įskaitant planavimą, gamybą, platinimą, pristatymą ir apskaitą. Įmonės išteklių planavimas (ERP) – tai sistema, kuri visas šias funkcijas sujungia į vieną sistemą, sukurta taip, kad atitiktų kiekvieno skirtingo įmonės padalinio poreikius. ERP yra labiau metodika nei programinės įrangos dalis, nors ji apima keletą programinės įrangos taikomųjų programų, sujungtų į vieną integruotą sąsają.
ERP sistema apima kelis korporacijos padalinius, o kai kuriais atvejais ERP taip pat peržengs įmonės ribas, įtraukdama ir partnerių bei tiekėjų sistemas, kad būtų įtrauktos papildomos funkcijos, pvz., tiekimo grandinės valdymas. Kadangi ERP sistema yra tokia didžiulė ir visa apimanti, ji yra daug daugiau nei paprasta programinė įranga. Kiekvienas diegimas yra unikalus ir sukurtas taip, kad atitiktų įvairius diegėjo verslo procesus. ERP diegimas gali kainuoti milijonus dolerių ir gali užtrukti keletą metų.
ERP sistema greičiausiai yra didžiausia įmonės IT investicija, todėl kai kurios įmonės nori įdiegti ERP palaipsniui, o ne visas iš karto. Kai kurie ERP pardavėjai tiekia modulinius programinės įrangos blokus kartu su vieninga sąsaja, kad būtų galima taikyti šį laipsnišką metodą.
Nepriklausomai nuo to, kaip įmonė ją vertina, ERP tikrai atneš reikšmingų pokyčių įmonės veikloje. Tai keičia darbo eigą ir keičia ilgalaikius procesus. Įmonės dažnai susiduria su pasipriešinimu iš darbuotojų, kurie nenori atsisakyti savo patikrintų metodų. Darbuotojai taip pat gali bijoti dėl savo darbo vietų; Kadangi ERP atlieka tokius radikalius verslo procesų pakeitimus, nėra neįprasta, kad pareigybių aprašymai keičiasi arba visai panaikinami.
Tačiau įdiegta ERP sistema atneša didžiulių pranašumų. Kadangi visos sistemos yra sujungtos, visi skyriai gali lengviau dalytis informacija. Darbo eiga, kuri vyksta tarp padalinių, gali tapti daug labiau automatizuota, o galiausiai klientai yra geriau aptarnaujami, nes asmuo, naudojantis su klientais skirtas programas, turės prieigą prie visos informacijos apie kiekvieną atitinkamą procesą. Pavyzdžiui, kas nors iš pardavimo galėtų lengvai prisijungti prie vienos sistemos, kad nustatytų kliento užsakymo, kuris vis dar gaminamas, būseną. Vis dėlto visa tai kainuoja; mokymo išlaidos yra didelės, nes darbuotojai turi ne tik išmokti naudotis nauja programine įranga, bet ir išmokti naujų procesų.
Yra daug priežasčių, kodėl įmonė imasi ERP diegimo. ERP sistema integruoja informaciją, tokią kaip užsakymų informacija ir finansiniai duomenys. Jis gali pagreitinti gamybos procesą automatizuodamas procesus ir darbo eigą, todėl taip pat sumažėja poreikis gabenti dideles atsargas. Nors išankstinių išlaidų gali pakakti, kad finansų direktoriaus galvoje būtų košmarai, galiausiai, jei jis bus tinkamai įgyvendintas, atlygis sistemą diegiančiajai įmonei suteiks didelį konkurencinį pranašumą.