Taip pat žinomi kaip išlaidų centrai, sąnaudų telkiniai yra susijusių išlaidų grupės, kurios tam tikru būdu yra susijusios su konkrečiu produktu ar paslauga. Daugelis įmonių ir aukštųjų mokyklų naudojasi sąnaudų fondu, kad stebėtų išlaidas, susijusias su konkrečiu projektu ar skyriumi. Fondo idėja yra susieti tiesiogines ir netiesiogines išlaidas su konkrečia sąnaudų veiksniu, todėl daug lengviau nustatyti bendrą išlaidų sumą, susijusią su skyriaus veikla arba konkretaus projekto užbaigimu.
Nors tiksli sąnaudų fondo struktūra skiriasi, dauguma organizacijų nori kurti skaitines sekas, kurias vėliau galima priskirti konkrečiam projektui. Dažnai individualioje sąnaudų grupėje bus iki dešimties skaitmenų iš eilės, o tam tikros tų skaitmenų grupės bus naudojamos susieti su projektu. Pavyzdžiui, pirmieji keturi išlaidų fondo skaitmenys gali nurodyti konkretų padalinį, kuris dirba su projektu, o kiti du – patį projektą. Paskutiniai keturi skaitmenys būtų susiję su konkrečiu su projektu susijusių išlaidų pogrupiu, pvz., ryšių išlaidomis.
Išlaidų fondo sukūrimas leidžia greitai susieti išlaidas su tinkamu skyriumi ir projektu. Dėl šios priežasties nėra neįprasta, kad verslo klientas tiekėjui pateikia konkretų sąnaudų centro arba fondo numerį, kuris nurodomas sąskaitoje faktūroje už suteiktas prekes ar paslaugas. Simbolių seka, sudaranti telkinį, suteikia apskaitos skyriui informaciją, reikalingą išlaidoms grąžinti į reikiamą apskaitos įrašų eilutės elementą.
Išlaidų telkinys gali būti naudojamas bet kokiam norimų išlaidų rinkiniui sekti. Pavyzdžiui, nacionalinis pardavimų direktorius galėtų priskirti išlaidų centrus arba telkinius kiekvienam jo jurisdikcijai priklausančiam pardavimo regionui, kad padalijimo išlaidas būtų galima suskirstyti pagal geografinę vietovę. Išlaidų fondai taip pat gali būti naudojami norint nustatyti konkrečias su vienu projektu susijusių išlaidų grupes, todėl galima lengvai nustatyti, kiek buvo išleista biuro reikmėms, kas buvo išleista telekomunikacijų reikmėms, pvz., konferenciniams pokalbiams, ir kokia projekto biudžeto dalis buvo skirta. išleista vartotojų apklausoms atlikti.
Kai naudojamas kuo geriau, sąnaudų fondas labai supaprastina apskaitos užduotį. Simbolių seka leidžia lengvai susieti įvairias išlaidas su konkrečiu projektu, nereikia praleisti daug laiko tyrinėjant, kaip pritaikyti mokestį. Jei buhalterija žino, koks centras kuriam skyriui ar projektui priskirtas, galima greitai ir efektyviai pritaikyti mokesčius.