Supratimo apie spragų analizės ataskaitos tikslą ugdymas paprastai yra pirmasis žingsnis kuriant naudingą dokumentą. Spragų analizės ataskaitoje nagrinėjamas atotrūkis tarp dabartinės verslo būklės ir jo tikslų. Ši informacija gali padėti organizacijai sudaryti planą, kaip pasiekti tikslus. Spragų analizės ataskaitoje taip pat apžvelgiama subjekto istorija, siekiant nustatyti, kaip jis pasiekė dabartinę būseną. Tai gali padėti planuotojams nustatyti, kurie metodai yra tinkamiausi tobulinant.
Pagrindinis spragų analizės ataskaitos rašymo tikslas paprastai yra parodyti supratimą apie kiekvieno elemento poveikį organizacijoje. Tai efektyvus būdas surasti asmenis, padalinius ir veiklas, kurios trukdo įgyvendinti organizacijos tikslus. Nors gali būti naudinga stebėti, kaip gerai veikia organizacijos elementas, bendras tikslas yra nustatyti, kaip kiekviena iš šių dalių veikia visą veiklą.
Daugeliu atvejų spragų analizės ataskaitą sudaro komanda. Taip yra iš dalies dėl didelio darbo, kurio reikia norint atlikti išsamią analizę, apimtis. Tai taip pat geras būdas užtikrinti, kad ataskaita neatspindėtų vieno asmens požiūrio. Informacija spragų analizės ataskaitoms gali būti renkama interviu, apklausų ir įrašų, pavyzdžiui, finansų ir žmogiškųjų išteklių srityse, nagrinėjimu.
Vienas iš pagrindinių spragų analizės ataskaitos elementų yra problemos pareiškimas. Tai aktualiausių problemų, trukdančių organizacijai pasiekti savo tikslus, santrauka. Šie klausimai bus įtraukti į planą, kad būtų galima pradėti tobulinti.
Surinkus informaciją, galima sudaryti planą, kaip panaikinti atotrūkį tarp esamos ir norimos organizacijos būklės. Kai kurie dalykai, į kuriuos galima atsižvelgti rengiant šį planą, apima reikalingus išteklius, tokius kaip pinigai, laikas ir žmonės. Plane taip pat gali būti aprašyta, kokių įrankių ar kitų medžiagų reikia ir kaip jas galima gauti.
Spragų analizės ataskaitoje taip pat paprastai aprašoma, kokio proceso reikia laikytis, kad organizacija pasiektų savo tikslus. Tai gali apimti terminus, terminus ir sėkmės matavimo metrikas. Analizė taip pat dažnai apima konkrečių tikslų etalonus, kad pažanga būtų vienoda ir nuosekli.
Kai kurios organizacijos naudos kito tipo analizę, kad nustatytų, kokių veiksmų reikia imtis, kad panaikintų spragą. Tai stiprybių, silpnybių, galimybių ir grėsmių (SSGG), kurios yra susijusios su konkrečia įmone, tyrimas ir vadinamas SSGG analize. Suvokus šiuos bendrus įmonės požymius ir atotrūkio priežastis, galima sudaryti išsamų pažangos planą.