Bendradarbiavimo sistemoms apibūdinti vartojama daug terminų, įskaitant profesines mokymosi bendruomenes, gamybos valdymo komandas, valdybos posėdžius ir net komitetus. Atsiradus naujiems poreikiams, bet kuriame versle ar veikloje gali susiformuoti ir ištirpti kelios bendradarbiavimo sistemos. Kai kurios gali būti laikinai įdiegtos planuojant didelius projektus arba sprendžiant konkrečias problemas. Kitos bendradarbiavimo sistemos yra nuolatinės ir orientuotos į bendrą ilgalaikį tikslą.
Skirtingi bendradarbiavimo sistemoms apibūdinti naudojami pavadinimai gali sukelti painiavą, nes dvi organizacijos savo sistemai gali naudoti tą patį pavadinimą, tačiau veikia gana skirtingai. Kartais bendradarbiavimo sistemoms, kurios iš esmės yra identiškos, suteikiami skirtingi pavadinimai. Pavyzdžiui, grupė gali būti vadinama klasės lygio komanda vienoje mokykloje, o tarpdisciplinine komanda kitoje. Tikrasis pavadinimas, kurį organizacija naudoja konkrečiai bendradarbiavimo sistemai, nėra toks svarbus kaip komandos ar sistemos darbas.
Bendradarbiavimo sistemos gali būti laikomos grupėmis arba asmenų grupėmis, kurios kartu dirba tam, kad atliktų konkrečią užduotį. Žodis „bendradarbiaujantis“ gali būti suskirstytas į priešdėlį co- ir šakninį žodį darbas. Priešdėlis reiškia kartu, kartu arba vienodai, o darbas reiškia dirbti. Taigi bendradarbiavimo sistema yra bet koks susitarimas, kuriame žmonės susivienija tam tikra bendros veiklos ar darbo forma. Šios sistemos kartais yra pagrįstos technologijomis ir naudoja įmonės ryšių tinklą, o ne fizinius susitikimus realiuoju laiku, kad įtrauktų darbuotojus ir įsitrauktų į diskusijas.
Du kolegos, diskutuojantys ir besidalijantys idėjomis, kaip išspręsti problemą darbe, gali dalyvauti neformalioje bendradarbiavimo sistemoje. Išsamesni šių sistemų pavyzdžiai apima tam tikras darbuotojų komandas arba kadrus, kurie susitinka reguliariai suplanuotu laiku. Šios labai struktūrizuotos bendradarbiavimo sistemos paprastai laikosi griežtos darbotvarkės, o lyderiai laikosi į užduotis orientuoto šablono. Nesvarbu, ar tai paprasta, ar sudėtinga, viena bendra visų bendradarbiavimo sistemų gija yra didelis aiškaus bendravimo ir veiksmingo vadovavimo poreikis.
Švietimo srityje bendradarbiavimo sistemos dažnai apima mokytojų komandas, kurios moko tuos pačius mokinius ar dalykus. Šie asmenys gali susitikti planuoti mokymą kartu, o vėliau įvertinti studentų darbą, kad nustatytų mokymo sėkmę. Versle bendradarbiavimo rinkodaros strategija gali parodyti panašų scenarijų. Keli skyriai arba darbuotojai gali įdiegti strategiją, o po įgyvendinimo susiburti, kad įvertintų strategijos veiksmingumą. Visais atvejais bendradarbiavimo sistemos yra pagrįstos prielaida, kad daugelio minčių sutelkimas į konkrečią užduotį yra pranašesnis už asmenis, kurie ją atlieka vieni.