Pagrindinė strateginių pirkimų koncepcija yra ta, kad per pažangų planavimą, planavimą ir grupinio pirkimo iniciatyvas įmonė gali žymiai sutaupyti išlaidų. Be didelių dolerių santaupų, bus sutaupyta ir daugiau dėl efektyvesnės verslo veiklos ir dėl to padidinto pelningumo. Įgyvendinant strateginius pirkimus įmonėje reikia sutelkti dėmesį į tris pirkimų koncepcijas: grupinį pirkimą, centralizuotų pirkimų paslaugas ir pirkimų duomenų valdymo sistemų naudojimą.
Strateginių pirkimų koncepcijos reikalauja verslo padalinio ir finansinių tarnybų bendravimo ir bendradarbiavimo, o viešieji pirkimai turi būti vykdomi efektyviai. Netgi paprasta koncepcija, pvz., skatinant planuoti pirkimą, gali sukelti didelių veiklos problemų, jei ji nebus aptarta su verslo padaliniu. Pavyzdžiui, kepykla gali užsakyti sausų produktų kiekvieną savaitę, atsižvelgdama į suplanuotus darbo užsakymus tam laikotarpiui. Jei pirkimo skyrius nuspręs, kad ekonomiškiau šias medžiagas užsakyti kartą per dvi savaites, kepykla susidurs su sandėliavimo, prieigos ir nuostolių prevencijos sunkumais.
Grupinis pirkimas – tai procesas, kai sujungiami bendri resursų poreikiai skirtingiems įmonės padaliniams ir išduodamas vienas nuolatinis pirkimo užsakymas. Šis vienas užsakymas skirtas didesniam kiekiui nei keli mažesni užsakymai. Todėl su tiekėju galima derėtis dėl mažesnių vieneto sąnaudų. Jei skyriai fiziškai yra įvairiuose pastatuose, sutartyje gali būti numatyti pristatymo langai ir sprendžiamas pristatymo išlaidų klausimas. Ši praktika yra gana įprasta didelėse įmonėse, kaip integruoto strateginio viešųjų pirkimų verslo plano dalis.
Pridėtinės administracinės išlaidos – tai organizacijos sąnaudos už visą pirkimo apmokėjimo ciklą. Tai apima atlyginimus ir aptarnavimo išlaidas pirkimų personalui, sąskaitų faktūrų apdorojimą, čekių gamybą ir pardavėjo užklausų sprendimą. Organizuotas, valdomas procesas pašalina didelę dalį šių išlaidų, nes kiekvienai prekei jos patiriamos tik vieną kartą. Centralizuotų pirkimų darbuotojai gali teikti didesnę paramą verslo padaliniams ir užtikrinti, kad būtų laikomasi politikos.
Pirkimų valdymo sistemos dažnai pateikiamos kaip didelės apskaitos programinės įrangos ar įmonės išteklių planavimo sprendimų dalis. Šis modulis naudojamas pirkimo paraiškoms ir pirkimo užsakymams bei jų sąskaitoms faktūroms kurti ir prekių kvitams apdoroti. Be to, tokio tipo sistemoje įmontuoti analizės ir ataskaitų teikimo įrankiai leidžia pirkimų skyriui valdyti verslo procesą, nustatyti bendras įstaigos išlaidas ir nustatyti galimas taupymo galimybes. Ataskaitos taip pat gali būti naudojamos siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi politikos, ir kaip įrodymas sprendžiant bet kokius teisinius iššūkius.