Atsargų įraše pateikiama informacija apie įmonės turimų atsargų tipą ir kiekį. Tai apima turimas atsargas, užsakytas atsargas ir atsargas, kurios yra sulaikytos dėl nebaigtos gamybos. Jis taip pat žinomas kaip atsargų rekordas.
Įprastą inventoriaus įrašą galima rasti vadove arba kompiuteriniame faile. Jos sudėtingumas priklauso nuo įmonės dydžio, perdirbamų produktų įvairovės ir gamybos apimties. Daugelyje atsargų sąskaitų bus kiekvienos detalės aprašymas ir informacija apie jo vietą, kiekį ir identifikavimo numerį.
Bendrame atsargų įraše yra duomenys apie visas sandėlyje esančias prekes. Tai neapima jokių kitų sąlygų. Paprastai tai yra pagrindas, iš kurio galima sudaryti kitų rūšių atsargų sąskaitas.
Atsargų įraše taip pat gali būti nurodytos sandėlyje esančios prekės, kurios netrukus bus pradėtos gaminti. Tai padeda įmonei suprasti, kada iš naujo užsakyti, be reguliaraus medžiagų srauto stebėjimo. Tai taip pat padeda organizacijai nustatyti, koks atsargų procentas yra naudojamas bet kuriuo metu ir ar nėra per daug nenaudojamų atsargų. Tai gali padėti lengviau nustatyti, kiek atsargų laikyti po ranka, ir taip sumažinti atsargų pertekliaus išlaikymo išlaidas.
Kitas įprastas inventoriaus įrašo elementas yra užsakytų prekių sąrašas. Šis įrašas taip pat gali padėti įmonei išlaikyti reikiamas atsargas, nes parodo, ar nuolat yra pakankamai atsargų, kad gamyba vyktų sklandžiai. Tai gali būti veiksmingas būdas nustatyti, ar užsakoma pakankamai atsargų, be to, nustatyti numatomų pristatymų terminą.
Atsargų sąskaita taip pat stebės atsargų pokyčius. Tai apima turimų atsargų kiekį, gaunamas prekes ir išsiunčiamas prekes. Kiekvienas elementas yra sekamas ir, priklausomai nuo sistemos, elementai gali būti suskirstyti pagal tipą.
Yra keletas atsargų įrašo naudojimo būdų: nuo informacijos apie kasdienius finansus pateikimo iki metinių mokesčių rengimo. Jis gali būti naudojamas planuojant strategiją, gerinant veiklos ekonomiškumą ir sekant gamybos apimtį. Suvokus, kur yra laikomas kiekvienas gabalas, galima pagerinti veiklos efektyvumą pertvarkant ir išlaikant atsargas toje vietoje, kuri yra naudingiausia gamybai. Atsargų sąskaita taip pat gali padėti įmonei užtikrinti, kad atsargos nebūtų švaistomos, nepavogiamos, sugadintos ar kitaip nepadarytų nuostolių.