Mokymo spragų analizė yra darbuotojų įgūdžių lygio, kurį turi bet kuriuo momentu, matavimas, palyginti su optimaliu įgūdžių lygiu, kurio jiems reikia optimaliam produktyvumui. Mokymų spragos įvertinimo priežastis yra padėti organizacijoms atrasti šiuo metu turimų darbuotojų rezultatų neatitikimus. Įgijus supratimą apie tai, kokių įgūdžių turi jų darbuotojai, šios organizacijos galės žinoti, kaip spręsti tolesnio darbuotojų mokymo problemą.
Bet kuri įmonė, kurios darbuotojai neturi aukščiausio lygio įgūdžių atlikti savo reikalaujamas pareigas, atsidurs nepalankioje padėtyje. Šis aspektas yra labai svarbus konkurencinėje rinkoje, kurioje kiekviena įmonė stengiasi pranokti kitą visose srityse, įskaitant produktyvumą. Mokymo spragų analizės inicijavimo ir vykdymo metodai įvairiose organizacijose skiriasi. Mažesnės įmonės, kuriose dirba tik keli darbuotojai, gali atlikti mokymo trūkumo vertinimą tiesiog stebėdamos savo darbuotojus. Pavyzdžiui, nedidelės bakalėjos parduotuvės, kurioje dirba tik trys darbuotojai, savininkas ar vadovas gali lengvai stebėti savo darbuotojus, kad išsiaiškintų, ar jie dirba optimaliai.
Tokia užduotis bus sunkesnė didelės mažmeninės prekybos parduotuvei, kurios viename padalinyje dirba daugiau nei 50 darbuotojų, vadovybei. Tokios didelės organizacijos darbuotojų mokymo spragų analizė gali būti atliekama naudojant klausimynus arba apklausas. Darbuotojų gali būti paprašyta atsakyti į klausimus, o vėliau jie gali būti individualiai įvertinti remiantis jų atsakymų analize. Remiantis apklausa, jie gali būti įvertinti skalėje nuo vieno iki 10.
Organizacijos paprastai gali savo nuožiūra nuspręsti, kada pradėti mokymo spragų analizę. Tai gali būti daroma, kai gamyba vėluoja arba produktų ar paslaugų kokybė nukrenta žemiau laukiamo lygio. Kai įmonės susiduria su savo gaminių atšaukimu, jos gali nuspręsti atlikti mokymo spragų analizę, tirdamos priežastį, kodėl gaminys su trūkumais sugebėjo patekti į skirtingus skyrius ir patekti į plačiąją visuomenę. Pavyzdžiui, įmonei, gaminančiai aukštas kėdes kūdikiams ir mažiems vaikams, gali tekti atšaukti tam tikrą savo gaminių partiją dėl pavojaus apvirsti ir sužaloti mažus vaikus. Įmonė gali ištirti, kaip gaminys tapo brokuotas, taip pat atlikti mokymų trūkumo įvertinimą, kad išsiaiškintų, ar visi darbuotojai dirbo geriausiai. Toks įvertinimas gali būti įmonės pertvarkymo ar restruktūrizavimo pirmtakas.