Posėdžio protokolas yra oficialaus susirinkimo, paprastai bendrovės ar vyriausybinio subjekto direktorių valdybos, ataskaita. Tačiau daugelis savanorių grupių taip pat protokoluoja susitikimus, kad sudarytų istorinę visų patvirtintų įrašų, sprendimų ir įstatymų ataskaitą. Protokolą paprastai surašo vienas asmuo ir tvirtinamas kitame valdybos posėdyje, kai visi valdybos nariai turi galimybę peržiūrėti ir pataisyti.
Dažniausiai posėdžio protokolai yra labai techninė ir faktinė informacija apie tai, kas įvyko susirinkime. Protokolas paprastai tvirtinamas labai mažai diskutuojant arba visai nediskutuojant. Tačiau kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, jei yra labai ginčytinas klausimas ar klaida, gali kilti daug diskusijų. Paprastai didžioji dauguma narių sutaria, kas turi būti parašyta protokole. Jie netampa oficialia įrašo dalimi, kol nėra patvirtinti valdybos.
Susitikimų protokolų formatas įvairiose organizacijose gali skirtis, tačiau paprastai yra labai paprastas. Pradedama surašant organo posėdį, nurodoma posėdžio data ir laikas, dalyvaujantys nariai, trumpai apžvelgiamas kiekvienas darbotvarkės klausimas ir balsavimo protokolas, jei toks buvo dėl kiekvieno klausimo. Jame taip pat bus nurodytas pertraukos laikas ir paprastai nurodoma kito posėdžio data ir laikas.
Posėdžio protokolą protokoluoja asmuo, paskirtas sekretoriumi. Priklausomai nuo situacijos, tai gali būti valdybos narys arba ne. Jei ne valdybos narys, visas sekretoriaus darbas bus užsirašinėti. Jei tai yra valdybos narys, darbas yra šiek tiek sunkesnis, nes gali būti tikimasi, kad jie dalyvaus diskusijoje ir balsuos, be pastabų. Paprastai vyriausybinės institucijos ar įmonės sekretorius nėra valdybos narys. Savanoriškų organizacijų sekretorius paprastai yra valdyboje ir mano, kad jis yra valdybos pareigūnas.
Protokolai gali skirtis nuo kitų susitikimo ataskaitų, pvz., rastų laikraštyje, nes protokolai yra labai chronologiški. Kiekvienas punktas protokole pateikiamas tokia seka, kokia jis įvyko. Jei apie susitikimą rašoma laikraštyje, reporteris paprastai pradeda rašyti apie temą, kuri laikoma vertingiausia. Kiti klausimai gali būti aptariami arba ne, atsižvelgiant į jų santykinę svarbą. Reikėtų pažymėti, kad kiekvienas sąskaitos tipas, posėdžio protokolai ir laikraščio straipsnis yra tinkami savo konkrečiam stiliui.