Pasiūlymo laiškai yra motyvaciniai laiškai, kurie pridedami prie verslo pasiūlymų, siekiant supažindinti žmones su pasiūlymo esme ir pasiūlymą teikiančia bendrove. Kaip ir kitų tipų motyvaciniai laiškai, pasiūlymo laiškai yra skirti greitai supažindinti skaitytoją su reikiama informacija, o kartu įtikinti, kad laiško autorius yra geriausias pasirinkimas šiam darbui. Kai kuriais atvejais pasiūlymo laiškas turi atitikti konkretų formatą ir stilių, o kitais atvejais jis gali būti laisvesnės formos.
Tipiškame pasiūlymo laiške trumpai aptariama problema, kurią turi spręsti pasiūlymas, ir apžvelgiama svarbiausia pasiūlyme pateikta informacija. Pasiūlymo laiškuose paprastai pateikiamos laiko ir išlaidų sąmatos bei trumpas paaiškinimas, kaip pasiūlymas veiks. Pasiūlymo laiške taip pat gali būti išsamiai aprašyta pasiūlymą teikiančio asmens ar įmonės patirtis, kvalifikacija ir sertifikatai, taip pat gali būti įmonės istorija ir pagrindinė informacija. Visas dokumentas turi įtikinamą atspalvį, kuris skirtas paskatinti skaitytoją peržiūrėti pridedamą pasiūlymo medžiagą.
Pasiūlymo laiškas gali būti parašytas įvairiais kontekstais. Kai įmonė ar agentūra pateikia užklausą dėl pasiūlymo (RFP), žmonės, atsakantys į RFP, paprastai rašo pasiūlymo laiškus su savo pareiškimais. RFP paprastai pateikiamos pasiūlymo gairės, kurios suteiks žmonėms gerą supratimą apie tai, kas turėtų būti įtraukta į pasiūlymo laišką, pradedant nuo autoriaus kvalifikacijos ir baigiant išlaidų, kurios bus susijusios, sąmatos. Žinynyse, kuriose pateikiama informacija apie verslo korespondenciją, dažnai pateikiami keli pasiūlymų pavyzdžiai, kad skaitytojai galėtų susipažinti su pasiūlymo rašymu prieš oficialiai parašydami pasiūlymą.
Kai kurie pasiūlymų laiškai yra nepageidaujami. Įmonės gali naudoti pasiūlymus parduoti savo produktus potencialiems naujiems klientams, nes bendravimas paštu gali būti nebrangus ir labai ekonomiškas. Pavyzdžiui, biuro programinės įrangos gamintojas gali siųsti masinius laiškus daugeliui biurų ir tikėtis bent šiek tiek susidomėjimo iš įmonių, kurios atsakys pateikdamos užsakymus ar prašydamos daugiau informacijos. Nepageidaujamas pasiūlymo laiškas paprastai yra bendresnis, kad jį būtų galima išsiųsti daugeliui žmonių.
Gali būti sunku sugalvoti pasiūlymo šabloną, kurį būtų galima naudoti atsakant į užklausą pateikti pasiūlymą, nes kiekvienas prašymas ir pasiūlymas gali būti labai skirtingi. Paprastai reikia atlikti daug tyrimų, kad pasiūlymas būtų sujungtas, o kalba turi būti specialiai pritaikyta skaitytojui. Tačiau tai gali padėti sudaryti pagrindinius metmenis, kurie naudojami rašant pasiūlymus, siekiant užtikrinti, kad visi būtini pasiūlymo aspektai būtų visiškai įtraukti. Įmonės taip pat turėtų saugoti senų pasiūlymų ir pasiūlymų laiškų kopijas ir pasižymėti sėkmingus pasiūlymus, kad juos būtų galima panaudoti rengiant būsimus pasiūlymus.