Nuotraukų archyvaras paprastai yra atsakingas už tai, kad nuotraukų grupė būtų visapusiška ir prasminga. Tai galima padaryti įvairiais būdais, įskaitant chronologinę tvarką ir nuotraukų suskirstymą į kategorijas pagal objektą ar fotografą. Kai organizacija yra baigta, archyvaras dažnai yra atsakingas už tai, kad įvairių vaizdų reikšmė ir paskirtis būtų užfiksuota surenkant kiekvieno vaizdo įrašus ir žymėjimą. Nuotraukų archyvaras taip pat gali dirbti skaitmeninėje laikmenoje, naudodamas skaitmenines nuotraukas ir kompiuterinius failus, kad prasmingai ir efektyviai tvarkytų duomenis.
Nuotraukų archyvaro pareigos ir atsakomybė gali šiek tiek skirtis, atsižvelgiant į konkrečius samdančios organizacijos poreikius. Tačiau apskritai archyvaro darbas dažnai prasideda renkant ir tvarkant daugybę nuotraukų, kurios yra kolekcijos dalis. Ši pradinė užduotis gali būti neįtikėtinai sudėtinga, jei grupė turi tūkstančius ar net milijonus nuotraukų, kurias reikia archyvuoti ir padaryti prieinamas.
Tinkamas nuotraukų archyvaro organizuojamas darbas dažnai apima ne tik įvairių nuotraukų sujungimą, bet ir geriausio būdo, kuriuo jas galima užsisakyti, nustatymą. Tai gali priklausyti nuo to, kaip organizacija nori, kad nuotraukos būtų archyvuojamos, nors chronologinė tvarka yra gana įprasta. Tačiau gali būti sunku nustatyti tinkamą nuotraukų chronologiją, todėl gali būti naudojami papildomi metodai. Nuotraukos gali būti rūšiuojamos pagal vaizdų objektus arba asmenį, kuris padarė nuotrauką, arba rūšiuojamos pagal kelias kategorijas, kurių svarba skiriasi.
Kai vaizdai yra tinkamai sutvarkyti, tada nuotraukų archyvaras paprastai nustato jų prasmę ar paskirtį. Pavyzdžiui, prie surinktų nuotraukų gali būti pridedami užrašai, nurodantys, kas padarė kiekvieną nuotrauką ir kiekvienos nuotraukos temą. Norint tai išplėsti, galima pateikti papildomos informacijos, dažnai pateikiant išsamią informaciją apie fotografuojamo objekto reikšmę arba paskirtį. Tai užtikrina, kad archyve esantys vaizdai išliks reikšmingi ir ateityje.
Nuotraukų archyvaras taip pat gali dirbti su skaitmeninėmis nuotraukomis, tvarkyti ir pridėti prie jų užrašus skaitmeninėje laikmenoje. Tai galima padaryti tik kompiuteriu, archyvarui pridedant pastabų prie skaitmeninių failų, suskirstant vaizdus į įvairius poaplankius ir išsaugant nuotraukas standžiajame diske. Toks archyvavimas taip pat gali būti susijęs su išorine laikmena, įskaitant papildomų saugojimo įrenginių arba medijos diskų naudojimą. Taip užtikrinama, kad nuotraukų archyvas išsaugotų vaizdų ir užrašų įrašą tiek atsarginėje kopijoje, tiek kaip originalas.