Renginių organizavimo praktikantas dirba globojamas renginių vedėjo, kad užtikrintų, jog visi planuojamo renginio aspektai vyktų sklandžiai. Renginių valdymas yra terminas, naudojamas apibūdinti renginių planavimo ir vykdymo veiksmą, o daugelis mokyklų siūlo viešbučių ir svetingumo vadybos laipsnius, kad mokytų renginių vadovus. Renginių organizavimo praktikantas kartu su renginio vedėju derina temą, biudžetą, maistą, vietą, muziką, pranešimus spaudai, saugumą ir daugelį kitų logistikos aspektų, reikalingų organizuojant renginį.
Tema paprastai yra pirmasis aptariamas dalykas, kai renginių vadovai dirba su klientu. Tiksliai suprasdamas, ko klientas nori, renginių vedėjas ir renginių vedėjas praktikantas žino, nuo ko pradėti. Stažuotojo pareigos dažnai apima istorijos, susijusios su tema, tyrinėjimą, kad būtų pasiektas istorinis tikslumas. Pavyzdžiui, „Vėjo nublokšti“ kostiumų vakarėlyje turėtų būti prieškambario suknelės ir galbūt net to laikotarpio maistas ir muzika. Renginio vadovo praktikantas tiria įprastus to laikotarpio elementus ir pateikia renginio vadovui reikalingos informacijos planui parengti.
Biudžeto sudarymas yra dar vienas svarbus renginių planavimo aspektas. Nustačius temą, renginio vadovas aptars su klientu biudžeto ribas, kad nustatytų, kokia išlaidų suma yra prieinama. Tada stažuotojas yra atsakingas už kainų siūlymą iš įvairių pardavėjų, informacijos konsolidavimą ir ataskaitos pateikimą renginio vadovui peržiūrėti. Atsižvelgiant į galutinę ataskaitą, gali prireikti derybų siekiant užtikrinti, kad būtų patenkinti kliento poreikiai. Stažuotojas gali dalyvauti derybose tarp renginio vadovo ir pardavėjų arba kliento, kad sužinotų, kaip vyksta derybų menas.
Renginių organizavimo stažuotojas kartais laikomas „goferiu“ dėl paskutinę minutę paskirtų užduočių skaičiaus. Artėjant renginio dienai daug smulkių veiklų, tokių kaip skambinimas patvirtinti pristatymą arba RSVP sąrašo tikrinimas, tenka praktikantui. Įprastos kasdienės grįžtamojo ryšio sesijos, kai renginio vadovas ir stažuotojas atlieka kontrolinį sąrašą, kad užtikrintų, jog visi aspektai būtų tvarkomi laiku.
Faktinio įvykio dieną renginių organizavimo praktikantui paprastai pavesta koordinuoti užkulisius su įvairiais pardavėjais. Įprasti dalykai, tokie kaip pardavėjų stovėjimo ir iškrovimo zonų planavimas, taip pat teisingų užsakytų prekių patvirtinimas, praktikantui buvo pristatyti rudenį. Kai renginys prasidės, renginio vadovas gali dalyvauti šventėse, o praktikantas nuolat stebės pardavėjus, kad užtikrintų, jog viskas vyktų sklandžiai.
Pasibaigus renginiui, vadovas ir renginių organizavimo praktikantas dirbs su pardavėjais, siekdami užtikrinti, kad vieta būtų nesugadinta ir pašalintos visos medžiagos. Per kelias dienas po renginio stažuotojas dirbs, kad grąžintų išsinuomotus ar pasiskolintus daiktus ir parengs galutinių išlaidų ataskaitą. Vadovas ir stažuotojas aptaria visas iškilusias problemas ir nustato, kaip elgtis toliau. Kai apmokamos paskutinės išlaidos, stažuotojas pateikia įvykio ataskaitą ir pereina prie kito renginio.