Dokumentų koordinatorius yra verslo profesionalas, padedantis tinkamai kataloguoti ir pateikti įvairių tipų su verslu susijusius dokumentus. Šie dokumentai gali apimti sąskaitas faktūras, klientų korespondenciją, vidines pažymas ir nuosavybės dokumentus ir net kvitus, susijusius su gautinomis ar mokėtinomis sumomis. Dokumentų koordinatorius ne tik tvarko dokumentus, kad juos būtų galima saugoti ir lengvai gauti, bet ir glaudžiai bendradarbiauti su kitais įmonės darbuotojais, kad padėtų surinkti naujus dokumentus, pavyzdžiui, pasiūlymus, kuriuos ruošia svarstyti būsimi klientai.
Bendrosios pareigos reikalauja išsamių žinių ir supratimo apie darbo vietoje naudojamas rinkmenų sistemas. Tai apima ir metodikas, naudojamas pagrindinių dokumentų popierinėms kopijoms tvarkyti ir rinkti, bet ir tai, kaip tvarkyti elektroninius dokumentus tam tikroje virtualioje saugykloje, pavyzdžiui, apsaugotuose failuose, esančiuose serveryje. Šiuo tikslu koordinatorius turi turėti galimybę logiškai sutvarkyti duomenis, kad visus dokumentus būtų galima gauti tada, kai reikia.
Kitos užduotys, susijusios su dokumentų koordinatoriaus darbu, gali apimti dokumentų kodavimą ir kryžmines nuorodas, taip pat jų pateikimą tam tikromis sekomis ir loginiu išdėstymu. Kai kuriais atvejais koordinatorius taip pat bus atsakingas už užklausų dėl dokumentuose rastų duomenų tvarkymą ir galimybę paprašius gauti tinkamą dokumentą ar dokumentų rinkinį. Pagrindinio sąrašo tvarkymas, kurie dokumentai yra tame sąraše ir kur juos galima rasti, taip pat yra užduotis, paprastai paskiriama dokumentų koordinatoriui.
Kadangi dokumentų koordinatorius gali susidurti su elektroniniais ir popieriniais dokumentais, kuriuose yra nuosavybės teise priklausančios arba konfidencialios informacijos, tokio pobūdžio darbo saugumo patikrinimas dažnai yra gana aukštas. Dėl to koordinatoriaus funkcija šiek tiek viršija bylų tarnautoją, kuriam gali būti patikėta rinkti dokumentus, kurie nėra laikomi konfidencialiais. Neįprasta, kad asmenys, tokie kaip vykdomieji administratoriai, veikia kaip koordinatoriai, kurdami ir prižiūrėdami rinkmenų sistemas, ypač vadovams, su kuriais jie glaudžiai bendradarbiauja.
Dokumentų koordinatoriaus darbo mokymas skiriasi, atsižvelgiant į pareigų, kurias darbdavys pasirenka susieti su pareigomis, apimtis. Kai kuriais atvejais pakanka pagrindinių biuro įgūdžių, tokių kaip darbo kompiuteriu žinios, dokumentų rinkimas naudojant standartinę rinkmenų sistemą, gebėjimas įsisavinti ir efektyviai laikytis esamos padavimo strategijos. Gebėjimas organizuoti ir loginis mąstymas taip pat labai padeda dirbant tokio pobūdžio darbą.