Virtualus vadovo padėjėjas yra ne vietoje dirbantis, paprastai laisvai samdomas administracijos specialistas. Jis arba ji atlieka tas pačias pareigas ir užduotis, kaip ir tradicinis vykdomojo lygio administracijos padėjėjas, su vienu svarbiu įspėjimu. Virtualūs padėjėjai, įskaitant tuos, kurie aptarnauja vadovaujančius klientus, atlieka visas administracines ar sekretoriato užduotis, kurioms nereikia fizinio buvimo. Skirtingai nuo tradicinių vadovų padėjėjų, virtualus vadovo padėjėjas vienu metu dirba iš atokios vietos kaip nepriklausomas rangovas keliems vadovams ir smulkaus verslo savininkams.
Pagrindiniai skirtumai tarp tradicinio vadovo padėjėjo ir virtualaus vadovo padėjėjo yra vieta ir darbo santykiai tarp vadovo ir asistento. Atsiradus šiuolaikinėms technologijoms, įskaitant el. paštą, produktyvumo programinę įrangą ir virtualių susitikimų galimybes, geografinė padėtis nebėra kliūtis. Padėjėjai gali gyventi mylių, net žemynų atstumu nuo vadovų, kuriems jie atstovauja. Be to, o ne darbuotojo ir darbdavio santykiai tarp virtualaus vadovo padėjėjo ir vadovo, santykiai yra paslaugų teikėjo ir kliento santykiai.
Pasak profesinių organizacijų, tokių kaip Tarptautinė administravimo profesionalų asociacija (IAAP), yra du pagrindiniai administracinių padėjėjų tipai. Tradiciniai sekretoriai ir pradinio lygio administracijos padėjėjai tvarko tokias užduotis kaip kalendoriai ir tvarkaraščiai, rengia spausdintą ir žodinę komunikaciją, tvarko dokumentus ir rinkmenų sistemas, organizuoja kelionių organizavimą ir posėdžių darbotvarkes bei patvirtinamuosius dokumentus. Palyginti, vadovų padėjėjai atlieka tas pačias užduotis, skirtas vadovams ir aukštesnio lygio vadovams, taip pat išlaiko aukštesnio lygio pareigas, pavyzdžiui, priima nedidelius verslo sprendimus vadovo vardu. Priklausomai nuo konkrečių pareigų, vadovų padėjėjai taip pat gali būti atsakingi už įvairias kitas užduotis, įskaitant informacinių biuletenių ruošimą, internetinės vadovo profilio informacijos atnaujinimą ar svetainės priežiūrą.
Nedaug virtualių padėjėjų skiria tuos pačius skirtumus tarp bendrosios administracinės pagalbos ir vadovo lygio administracinės pagalbos, kaip matoma dirbant vietoje administracijos specialistų. Atvirkščiai, kaip smulkaus verslo savininkas, virtualus asistentas sudaro sutartis su dviem ar daugiau klientų, kad pasiūlytų bet kokias pagalbos paslaugas, kurių reikia verslo savininkui ar vadovui. Dauguma klientų ieško ne vietoje dirbančio asistento, galinčio atlikti bet kokias pagalbines pareigas, įskaitant virtualaus vadovo padėjėjo darbą. Specializuoti įgūdžiai, tokie kaip naudojimasis socialinės žiniasklaidos platformomis, sudėtingų svetainių kūrimas, buhalterija ir kiti įgūdžiai, yra įprasti tarp virtualių asistentų.
Kiekviena virtualios pagalbos praktika siūlo įvairius paslaugų lygius, įkainius ir paslaugų tipus, atsižvelgiant į nurodytą tikslinę rinką. Sėkmingi virtualūs asistentai turi ne tik administracinio palaikymo įgūdžius. Būtinos rinkodaros žinios, smulkaus verslo finansų valdymas, gebėjimas perduoti projektus tiek asistentui, tiek klientams, taip pat tvirtas socialinių tinklų ir panašių naujų technologijų išmanymas. Virtualių padėjėjų įkainiai paprastai yra pagrįsti valandomis arba siūlomi kaip fiksuoto atlygio fiksatoriai, panašiai kaip buhalteriai ir teisininkai.