Viena dažniausių duomenų saugotojo pareigų – užtikrinti, kad visi organizacijai priklausantys duomenys būtų apibrėžti ir sutvarkyti logiškai. Šios srities profesionalai dažnai yra atsakingi už prieigos prie jautrių duomenų suteikimą ir duomenų prieigos užklausų suteikimą. Kai kuriais atvejais duomenų saugotojas gali būti atsakingas už saugomų duomenų tikslumo ir aktualumo įvertinimą. Kai organizacijos vadovai planuoja sisteminius pokyčius, dažnai konsultuojamasi su duomenų saugotojais ir tikimasi, kad jie dalyvaus diegiant naujas informacinių technologijų (IT) sistemas. Šie specialistai taip pat gali būti atsakingi už bendravimą su kitais organizacijos nariais dėl visų duomenų prieigos problemų ir pagrindinių trikčių šalinimo pareigų.
Duomenų saugotojas yra IT specialistas, atsakingas už sprendimų, susijusių su organizacijos skaitmeninių duomenų saugojimu, tvarkymu ir prieiga, priėmimą. Daugeliu atvejų šis specialistas yra filialo, skyriaus ar komandos vadovas. Didesnių organizacijų duomenų saugotojams gali prireikti duomenų valdytojo pagalbos, kuriam duomenų saugotojas galėtų deleguoti užduotis ir suteikti privilegijas, kai negali vienas atlikti šių pareigų.
Viena iš pagrindinių duomenų saugotojo funkcijų yra nustatyti duomenų jautrumą. Pavyzdžiui, akademiniame kontekste šis specialistas visus įrašus, susijusius su studentų asmenine informacija, gali apibrėžti kaip itin jautrius. Asmenims, norintiems pasiekti šią informaciją, gali tekti susisiekti su saugotoju, kad gautų prieigą prie šios informacijos. Kita vertus, duomenys apie kurso reikalavimus gali būti apibrėžti kaip vieši, nes jie nėra jautrūs ir gali būti naudingi šalims, kurios neturi privilegijuotos prieigos.
Verslo kontekste duomenų saugotojai paprastai turi suprasti, kaip duomenys yra susiję su organizacijos veikla. Dažnai tikimasi, kad jie parengs ir peržiūrės gaires, kuriose būtų nurodyta, kaip turi būti gaunami duomenys ir kur jie turi būti saugomi. Kai specialistams kyla klausimų, kodėl duomenys yra svarbūs ar svarbūs arba kodėl jie tam tikru būdu apibrėžiami, už atsakymų teikimą gali būti atsakingas duomenų saugotojas.
Taip pat įprasta, kad duomenų saugotojai glaudžiai bendradarbiauja su vadovais, kad įgyvendintų didelius veiklos pokyčius. Pavyzdžiui, kai organizacijoje vyksta dideli pokyčiai, kurie turėtų pagerinti efektyvumą, duomenų saugotojas gali būti atsakingas už naujų IT sistemų diegimo priežiūrą. Daugeliu atvejų duomenų saugotojai susitinka su kitais IT lyderiais, pavyzdžiui, programų saugotojais, kad sukurtų naują IT architektūrą ir parengtų mokymo vadovus darbuotojams.