Dokumentų kontrolės koordinatorius yra atsakingas už bet kokio tipo dokumentus, kuriuos įmonė gali naudoti verslo operacijoms vykdyti. Paprastai tai apima paveikslėlius ir diagramas, kompiuterio įrašus ir rašytinius dokumentus. Šis koordinatorius gali sukurti dokumentų sistemą ir paprastai bus atsakingas už jos valdymą ir kontrolę. Jis taip pat gali būti atsakingas už sistemos naudojimo procedūrų sukūrimą ir greičiausiai padės kitiems veiksmingai naudoti procedūras. Dokumentų kontrolės koordinatorius yra gyvybiškai svarbus gamybos padalinių sėkmei, nes jis yra atsakingas už pagalbą sekti projektų pokyčius ir patobulinimus.
Dokumentų tipai, kuriuos koordinatorius turės stebėti ir saugoti, įvairiose pramonės šakose skirsis. Priklausomai nuo verslo tipo, kuriame dirba, dokumentų kontrolės koordinatorius sukurs ir įdiegs reikiamos dokumentacijos saugojimo ir gavimo sistemą. Jis gali rinkti ir sekti popierinius failus, meno kūrinius ir brėžinius. Jis taip pat gali būti atsakingas už sąskaitų faktūrų išrašymo ir kitų dokumentų, susijusių su konkrečiu įmonės projektu, kontrolę. Sistema gali būti taikoma visoje įmonėje. Tokiu atveju koordinatorius turės kelis skirtingus padalinius, priklausomai nuo dokumentų tipo.
Bet kuriame verslo projekte, kuris apima įrašų tvarkymą, keli padaliniai ir darbuotojai dalyvaus kuriant ir platinant informaciją. Dokumentų kontrolės koordinatorius valdys visas pastangas surinkti ir kontroliuoti šią informacijos masę ir visus lydinčius dokumentus ar kompiuterines bylas. Dėl to veiksmingas bendravimas su kitais padaliniais ir išorinėmis organizacijomis taps gyvybiškai svarbiu bet kurio šios profesijos darbuotojo vaidmeniu.
Dokumentai, kuriuos koordinatorius turi prižiūrėti, gali būti iš vidinių įmonės skyrių arba iš išorės rangovų ir klientų. Jis dažnai turi patikrinti informaciją su keliais skirtingais prižiūrėtojais, kad įsitikintų, jog dokumentai yra tikslūs, ir jis gali būti atsakingas už dokumentų kopijų paruošimą ir platinimą vidaus ir išorės skyriams. Dokumentų kontrolės koordinatoriui bus pavesta stebėti gaminių modeliavimo ir kūrimo pokyčius, saugoti ir gauti dokumentus vertinimui ir peržiūrai. Be to, jis gali būti atsakingas už dokumentų kontrolės informacijos pateikimą vadovybei ir klientams.
Įprasta dokumentų valdymo koordinatoriaus diena greičiausiai bus skirta tvarkyti, kataloguoti ir sekti popierinius ir elektroninius failus. Jis skirs laiko derindamas veiklą su kitais savo įmonėje, taip pat iš išorės organizacijų. Dalį savo dienos jis gali skirti prižiūrėdamas ir mokydamas kitus apie dokumentų kontrolės politiką ir procedūras.