Duomenų bazės veikia kaip centrinė informacijos saugykla, kurią įgaliotos programos arba žiniatinklio paslaugos gali pasiekti, papildyti arba modifikuoti. Profesionalai, vadinami duomenų bazių administratoriais, yra atsakingi už šių specializuotų programinės įrangos serverių nustatymą ir priežiūrą. Duomenų bazės administratoriaus įrankiai yra specializuotos programos, leidžiančios pasiekti, keisti ir atnaujinti duomenų bazės programinę įrangą ir konfigūracijas.
Kompiuterių programavimo pasaulyje serveris yra programa, kurios tikslas yra teikti informaciją kitoms programinės įrangos dalims, vadinamoms klientais. Serveris gali veikti savo kompiuteryje, kurį klientai pasiekia per internetą arba vietinį tinklą. Serveris taip pat gali veikti kaip foninė programa tame pačiame kompiuteryje kaip ir jo kliento programos. Duomenų bazės programinė įranga veikia kaip serveris, kuris konkrečiame prievade klausosi gaunamų ryšių iš klientų programų, norinčių pasiekti joje turimą informaciją.
Duomenų bazės administratoriaus įrankiai, kuriuos profesionalai naudoja veikiančioms duomenų bazėms prižiūrėti, yra atskiros programos, o ne pačios duomenų bazės programinės įrangos dalis. Duomenų bazių administratoriai naudoja šiuos įrankius, kad pateiktų komandas, kurioms užprogramuota tam tikra duomenų bazės programinė įranga, atpažintų ir reaguotų atlikdami atitinkamą veiksmą. Nors tiksli šių komandų sintaksė skiriasi įvairiose duomenų bazės programinėse įrangose, naudojant jas galima atlikti šiuos veiksmus:
pridedant ir pašalinant kredencialus, programas galima naudoti prisijungiant prie konkrečios duomenų bazės
pridėti duomenų bazių prie serverio arba pašalinti duomenų bazes iš jo
pridėti arba pašalinti atskiras lenteles duomenų bazėje
pakeisti lentelės išdėstymą
keisti atskirus duomenų įrašus
Šios paslaugų programos gali turėti visas grafines vartotojo sąsajas arba būti tekstinės terminalo programos. Duomenų bazės administratoriaus įrankiai, kuriuose naudojama tekstinė sąsaja, reikalauja, kad vartotojas įvestų visą sintaksę kiekvienai priežiūros komandai. Programos, turinčios visą grafinę sąsają, leidžia vartotojams nustatyti komandas spustelėjus mygtukus ir pasirenkant įvairias parinktis, tada jos paverčia veiksmą į reikiamą komandos sintaksę duomenų bazėje.
Duomenų bazės administratoriaus įrankiai taip pat apima programinę įrangą, leidžiančią nuotoliniu būdu prisijungti prie kompiuterio ir vykdyti sistemos komandas. Jie reikalingi, kai administratorius turi atnaujinti duomenų bazės programinę įrangą, kuri veikia kompiuteryje be kompiuterio monitoriaus ar grafinės sąsajos. Kad administratorius galėtų pritaikyti naujinimą, jis arba ji turi sustabdyti duomenų bazės serverį, o tai prilygsta veikiančios programos uždarymui. Nuotolinio prisijungimo programinė įranga leidžia duomenų bazės administratoriui pasiekti kompiuterį, kuriame veikia duomenų bazė, sustabdyti duomenų bazės serverį, atnaujinti programinę įrangą ir iš naujo paleisti duomenų bazės programinę įrangą.